Няма единна проверка, която прави доставчик безопасен. Моят подход е да изградя кратка верига от доказателства, след което да реша дали остатъчният риск е приемлив, преди парите да се преместят.
Компания може да е регистрирана. Нейният ДДС номер може да се валидира. Уебсайтът може да изглежда убедителен. Нищо от това не ми казва дали лицето, което Ви пише, е упълномощено, дали продуктът ще отговаря на Вашата спецификация, или дали банковата сметка принадлежи на юридическото лице по фактурата.
Затова третирам проверката на доставчик като запис на решение, не като набор от квадратчета за отмятане. Тя комбинира няколко доказателства и посочва какво всяко от тях не доказва.
Използвайте я преди първа поръчка, съществен депозит или нова продуктова категория. Ако проверка създаде несъответствие, препоръчвам да спрете поръчката. Не обяснявайте несъответствието в полза на доставчика.
FREE OPERATOR TOOLИзтеглете попълваемия контролен списък за проверка на доставчик на едро (PDF). Работи на екран и се разпечатва чисто на A4 хартия.
Ако все още изграждате дългия си списък, започнете с ръководството за откриване на европейски доставчици. Ако вече имате кандидат, използвайте този работен лист заедно с пълния процес за проверка на доставчик.
1. Използвайте този контролен списък като работен запис
Копирайте таблицата в електронна таблица. Дайте на всеки ред статус: преминато, отворено, неприложимо или спряно. Моето правило е просто: елемент не може да бъде преминато, ако доказателството липсва или съществено несъответствие остава необяснено.
Добавете шест колони до нея:
| Поле | Какво да запишете |
|---|---|
| Проверка | Въпросът, на който отговаряте |
| Доказателство | Запазена връзка, име на файл, екранна снимка или бележка от разговор |
| Степен на доказателство | Независимо, издадено от доставчика или наблюдавано |
| Проверено от / дата | Кой е проверил и кога |
| Несъответствие | Какво не съвпада, на прост език |
| Решение / следваща стъпка | Преминато, отворено, спряно или необходимото действие |
Не свеждайте процеса до зелена отметка. Зелена отметка без доказателство не е полезна, когато контактът се смени, поръчката стане по-голяма или трябва да обясните решението на колега.
2. 1. Самоличност: има ли реално юридическо лице зад офертата?
Първата ми проверка е името в офертата или проформа фактурата. Поискайте точното юридическо име, регистрирания адрес, фирмения номер, данъчния или ДДС номер, където е приложимо, и държавата на регистрация.
След това проверете официален регистър в тази държава. За фирма от UK Companies House позволява търсене по фирмено име, номер или име на длъжностно лице и преглед на фирмени данни и история на подаванията. За ДДС номера от ЕС използвайте услугата за валидиране на Европейската комисия VIES. VIES потвърждава дали номер е регистриран за трансгранични сделки в ЕС; тя не е кредитна проверка и не е препоръка за доставчик.
| Проверка | Поискайте / проверете | Какво подкрепя | Какво не доказва |
|---|---|---|---|
| Юридическо име | Точното име в офертата, договора и фактурата | Страната, с която може да договаряте, е идентифицирана | Че контактът за продажби работи за нея |
| Регистрационен номер | Номер и държава, проверени в националния регистър | Юридическото лице се появява в този регистър | Че търгува успешно, притежава стока или притежава фабрика |
| Регистриран адрес | Адрес в регистъра, фактурата и договора | Дали ключовите документи съвпадат | Че стоката се произвежда или съхранява там |
| ДДС номер, ако е приложимо | Номер, проверен чрез VIES или съответния национален орган | Номерът е валиден за извършената проверка | Че доставчикът е платежоспособен или съответства за Вашия продукт |
| Търговско наименование / уебсайт | Търговско наименование, писмено свързано с юридическото лице | Марката е свързана с посочено юридическо лице | Че всяко твърдение на уебсайта е точно |
Моят практически тест: уверете се, че юридическото име се появява точно еднакво в офертата, проформа фактурата, поръчката за покупка, договора и потвърждението на банковия бенефициент. Малки разлики могат да са легитимни. Пак бих поискал писмено обяснение преди плащане.
Ако доставчикът не е учреден като дружество, това не е автоматично причина да го отхвърлите. Но решението се променя. Идентифицирайте действителната бизнес форма, физическото лице или юридическото лице, което ще договаря с Вас, и приложимия местен регистър. Не бих приел необяснена „групова компания“ или само лого като насрещна страна.
3. 2. Правомощия: има ли това лице право да продава на Вас?
Много загуби се случват между истинска компания и неупълномощен контакт. Компанията съществува. Имейлът все пак е грешен. Това е точката, която бих проверил, преди да придам тежест на убедителен каталог или остра единична цена.
Помолете доставчика да потвърди пълното име, ролята и служебния имейл на контакта за продажби. Проверявам този имейл чрез независимо намерен маршрут: уебсайта на компанията, централен номер от официалния регистър или познат фирмен домейн. Не разчитайте само на телефонен номер или връзка, предоставени в същата имейл кореспонденция.
| Проверка | Поискайте / проверете | Какво подкрепя | Какво не доказва |
|---|---|---|---|
| Служебен имейл | Отговор от домейна на компанията, където съществува такъв | Известна връзка с бизнес домейна | Правомощие да се съгласува цена, условия или промени в плащането |
| Независимо обратно обаждане | Обадете се на публично посочен номер и поискайте да Ви свържат | Контактът е достижим чрез отделен маршрут | Продуктов капацитет или собственост на банковата сметка |
| Писмено правомощие | Потвърждение, че лицето може да оферира, подписва и променя платежни данни | Доставчикът е посочил обхвата на правомощието | Че твърдението е вярно без други проверки |
| Оторизация от марка | При препродажба на брандирана стока, актуална оторизация или доказателство за веригата на доставка | Доставчикът заявява правото си да доставя тази марка | Че правилата на маркетплейса ще приемат Вашите документи |
За брандиран продукт задавам по-тесен въпрос: кой е оторизирал тази компания да продава тази марка на нас, на тази територия, чрез този канал? Общ каталог не е отговор. Пазете отговора във файла на поръчката.
4. 3. Капацитет: може ли доставчикът да произведе или достави точно това, от което се нуждаете?
Не започвам само с въпроса „Производител ли сте?“ Етикетът е лесен за използване и често безполезен.
Попитайте каква роля играе бизнесът за Вашия артикул: производител, дистрибутор, търговец на едро, агент или комбинация. След това поискайте доказателства, съответстващи на тази роля.
За производител това може да е производствен план, снимки от процеса, свързани с Вашия продукт, списък с машини, процес на контрол на качеството и възможност за организиране на одит на обекта. За дистрибутор това може да е актуална оторизация от марка, наличност на стока, проследимост на партиди и ясен процес на връщания.
| Проверка | Поискайте / проверете | Какво подкрепя | Какво не доказва |
|---|---|---|---|
| Продуктова спецификация | Материал, размери, модел, покритие, брой в пакет, етикети и допуск | Доставчикът има дефиниран артикул, срещу който оферира | Че доставената партида ще съвпадне с него |
| Капацитет и срок за изпълнение | Текущ капацитет, производствен слот, минимална поръчка и допускания за срок | Заявеният план за Вашата поръчка | Че слотът ще остане наличен |
| Проследимост | Процес на партиди, лотове или серийни номера, където е приложимо | Метод за проследяване на доставената стока | Че всеки артикул е автентичен или съответства |
| Процес на качество | Точки на инспекция, критерии за приемане и работа с дефекти | Че процес на качество е описан | Че се прилага последователно |
| Одит или предаване на живо | Независим одит или неподготвено видео обаждане на живо, където е уместно | Наблюдаемо доказателство за обекта и процеса | Пълно продуктово качество или текущо съответствие |
Полирано видео от фабрика е доказателство, издадено от доставчика. Предаване на живо помага, но все още не е независим одит. Третирам всяко от тях като едно парче от по-голяма картина, не като причина да предполагам капацитет.
5. 4. Продукт: премина ли самият артикул контролирана проверка?
Не бих одобрил продукт само по снимки. Поръчайте мостра спрямо писмена спецификация. Поставете версията на спецификацията, датата на мострата, продуктовия код и поисканите промени на едно място.
След това инспектирайте това, което има значение за клиента: размери, тегло, функция, материали, покритие, опаковка, етикети, инструкции и всякакви твърдения, направени в листването. Снимайте мострата. Записвайте пропуските. Пазете одобрената версия.
Одобрена мостра показва, че тази мостра е преминала Вашия тест. Тя не доказва, че производствената партида ще съвпада. За съществена поръчка искам поръчката за покупка, одобрената мостра, инспекционния стандарт и средството за защита при несъответстваща стока да работят заедно.
| Проверка | Поискайте / проверете | Какво подкрепя | Какво не доказва |
|---|---|---|---|
| Самоличност на мострата | Продуктов код, версия, дата и запис за доставка | Можете да идентифицирате какво е тествано | Производствена последователност |
| Писмена спецификация | Същата спецификация, приложена към офертата и поръчката за покупка | Обща референтна точка | Правилност на готовата стока |
| Запис от теста на мострата | Бележки премина/не премина, изображения и измерени резултати | Вашата оценка на мострата | Съответствие на всеки пазар |
| Предекспедиционна инспекция | Обхват на инспекцията, метод на извадка и доклад | Изглед на инспектираната пратка | Че извън инспектираната извадка няма дефект |
6. 5. Съответствие: относимо ли е доказателството за Вашия продукт и пазар?
Съответствието е мястото, където общите сертификати стават опасни. Сертификат може да е автентичен, но да се отнася за друг продукт, друга фабрика, друга версия, друга дата или друг пазар. Не маркирам документ като доказателство, докато не мога да го съпоставя с артикула и дестинацията пред мен.
Първо идентифицирайте държавата, в която ще пуснете стоката на пазара, и продуктовата категория. За стоки, пуснати на пазара на ЕС, Европейската комисия заявява, че внесените продукти трябва да отговарят на приложимите изисквания на ЕС, а някои изисквания остават национални, а не хармонизирани. Използвам Access2Markets и съответния продуктов орган, за да идентифицирам правилата за конкретния продукт и дестинация. Не използвайте този контролен списък като заместител на съвет за съответствие, специфичен за категорията.
| Проверка | Поискайте / проверете | Какво подкрепя | Какво не доказва |
|---|---|---|---|
| Продуктова категория и дестинация | Вашата писмена категория, предназначена употреба и пазари | Кои правила трябва да проучите | Че доставчикът ги е изпълнил |
| Доклад от тест | Пълен доклад, данни за лабораторията, съвпадение на продукт/модел, дата на издаване и цитиран стандарт | Доказателство за мострата/продукта, посочени в доклада | Че цялото бъдещо производство е идентично |
| Декларация или сертификат | Издател, обхват, самоличност на продукта, дата и отговорно лице | Твърдение на доставчика или сертификация от трета страна в неговия обхват | Автоматично законно разрешение за продажба навсякъде |
| Лабораторна проверка | Потвърдете доклада с посочената лаборатория, когато рискът или стойността на поръчката го оправдават | Че документът е издаден от тази лаборатория | Че докладът покрива всяко законово изискване |
| Етикети и инструкции | Дизайн и език, прегледани за Вашата дестинация | Предложеното представяне може да бъде оценено | Че е одобрено от орган |
Ако доставчикът отговори на точно искане с общ PDF без препратка към продукта, маркирам елемента като отворен, не преминат.
7. 6. Търговски условия: сравнявате и купувате ли една и съща сделка?
Чета офертата ред по ред, преди да сравня цената. Тя трябва да посочва продукта, версията, количеството, единичната цена, валутата, опаковката, срока за изпълнение, Incoterm и посоченото място, платежния график, инспекционната уговорка и средството за защита при дефекти.
Не приемайте, че „FOB“, „доставено“ или „включен превоз“ означават едно и също в различните оферти. Поискайте посоченото място и писмена разбивка на включените и изключените разходи. Ако продуктът пресича граници, проверявам условията за внос отделно, вместо да разчитам на съобщение за продажба.
| Проверка | Поискайте / проверете | Какво подкрепя | Какво не доказва |
|---|---|---|---|
| Писмена оферта | Версиониран документ с всички търговски полета | Какво е предложил доставчикът | Че офертата е търговски разумна |
| Договарящо лице | Име и адрес на юридическото лице съвпадат с поръчката и фактурата | С кого очаквате да платите и договаряте | Че средствата ще стигнат до правилната сметка |
| Платежен график | Депозит, тригер за окончателно плащане и документи за доставка | Заявеният момент на експозиция | Че стоката ще пристигне или ще премине инспекция |
| Incoterm и посочено място | Точното правило и локация, записани в офертата | Основа за разпределяне на транспортните отговорности | Пълната крайна доставна цена или митническия резултат |
| Средство за защита при връщания / дефекти | Писмено средство за защита, срок и отговорност | Че маршрут за спор е договорен | Че възстановяването ще бъде лесно през граници |
8. 7. Плащане: дестинацията независимо потвърдена ли е?
Моето правило е да третирам всяка промяна в банковите данни като ново събитие за проверка. Това включва искане от адрес, който изглежда познат.
Преди първо плащане потвърждавам името на бенефициента, данните на сметката и платежните инструкции чрез независимо установен път за контакт. Записвам датата, набрания номер и лицето, което е потвърдило. Ако бенефициентът не съвпада с договарящото лице, бих спрял и бих поискал писмено обяснение, което можете да проверите независимо.
Не позволявайте спешност да срине процеса. Доставчик може разумно да поиска депозит. Спешност, нова сметка и натиск да се пропуснат обичайните контроли са рискова комбинация. Не бих освободил плащане, докато тази комбинация не бъде разрешена.
| Проверка | Поискайте / проверете | Какво подкрепя | Какво не доказва |
|---|---|---|---|
| Име на бенефициента | Точното юридическо име в банковите инструкции | Заявената дестинация на средствата | Собственост или контрол върху сметката |
| Независимо потвърждение | Обратно обаждане до проверен контакт | Инструкцията е потвърдена извън имейл кореспонденцията | Че сметката не може да бъде компрометирана по-късно |
| Метод на плащане | Условия, маршрут за спорове и условия за освобождаване | Вашата практическа защита и времеви график | Продуктово качество или платежоспособност на доставчика |
| Дневник за промяна на банкови данни | Предишни и нови инструкции, потвърждение и одобряващ | Че промяната е контролирана | Че всяка бъдеща промяна е автентична |
9. Трите степени на доказателство
Дайте на всеки ред във Вашия запис една степен на доказателство. Използвам това, за да избегна третирането на каталог, регистърно търсене и физическа инспекция като равностойни.
| Степен | Примери | Как да я използвате |
|---|---|---|
| Независимо | Официален търговски регистър, официално валидиране на ДДС, потвърждение от посочена лаборатория, независим одит | По-силна отправна точка. Проверете обхвата и датата. |
| Издадено от доставчика | Оферта, сертификат, предоставен от продавача, каталог, видео от фабрика, референтно писмо | Полезно, но търсете потвърждение за съществени решения. |
| Наблюдавано | Вашата инспекция на мострата, независимо обратно обаждане, предаване на живо, предекспедиционна инспекция | Ценно за конкретното наблюдавано нещо. Записвайте ограниченията. |
Най-силният запис обикновено комбинира и трите. Официална регистрационна проверка, мостра, която сте тествали, и независимо потвърдена банкова инструкция ми казват повече заедно, отколкото три PDF файла от доставчика.
10. Предупредителни знаци, които имат значение в комбинация
Един неудобен детайл може да е безобиден. Модел е различно нещо. Оценявам комбинацията, защото няколко малки пропуска могат да създадат един съществен платежен риск.
Бих спрял поръчката, когато видя комбинации като:
- фирменото име във фактурата не съвпада със записа в регистъра, а банковият бенефициент е трета страна;
- контакт за продажби отказва независимо обратно обаждане, докато иска бърз депозит;
- доклад от тест не назовава Вашия продукт или версия, а доставчикът не може да обясни пропуска;
- доставчикът твърди, че е производител, но не може да опише процеса, да предостави проследима мостра или да организира подходящ одит;
- офертата се променя съществено след мострата, но доставчикът отказва да я преиздаде с новите условия;
- контактът променя банковите данни малко преди плащане и иска да отговаряте само по имейл.
Нищо от това не доказва измама само по себе си. Всяко от тях е достатъчно, за да спра да третирам поръчката като рутинна.
11. Когато проверките на бюро не са достатъчни
Проверките на бюро са евтин първи преглед. Те не заместват огледа на продукта или операцията, когато експозицията е съществена. Тук решавам дали размерът и видът на риска оправдават по-пряко доказателство.
Препоръчвам независим одит, тестване на мостри, предекспедиционна инспекция или специализиран преглед на съответствието, когато е вярно някое от следните:
- продуктът е регулиран, критичен за безопасността, консумативен, електрически, детски, козметичен, медицински или по друг начин високорисков;
- поръчката е голяма спрямо парите, които можете да си позволите да загубите;
- доставчикът е нов, далечен, труден за проверка или продава чрез посредник;
- продуктовото качество или проследимостта ще засегнат Вашия акаунт в маркетплейса или безопасността на клиента;
- ключова проверка е незавършена, но възможността изглежда привлекателна.
Изберете обхвата, преди да назначите инспектор или консултант. „Проверете фабриката“ е неясно. Бих използвал бриф като: „Потвърдете, че обектът съществува, заявената производствена линия е налична, продуктовият код съвпада с одобрената мостра и докладът включва датирани снимки.“
12. Вземете решението и задайте дата за повторна проверка
Накрая записвам едно от четири решения:
- Продължи: основните проверки на самоличност, правомощия, продукт, условия и плащане съвпадат.
- Продължи с контроли: остава известен риск, но сте намалили експозицията чрез мостра, инспекция, поетапно плащане или по-малка първа поръчка.
- Задръж: съществен елемент е отворен. Посочете доказателството, необходимо за освобождаване на поръчката.
- Спри: несъответствията или липсата на доказателство правят риска неприемлив.
Задайте и дата за повторна проверка. Проверявам отново преди по-голяма поръчка, нов продукт, нов пазар, съществена промяна в платежните данни или след разумен период за категорията. Проверката на доставчик не е значка, която важи вечно.
13. Често задавани въпроси
Достатъчна ли е фирмена регистрация, за да провери доставчик?
Не. Тя помага да се потвърди, че юридическо лице се появява в регистъра. Тя не доказва, че Вашият контакт е упълномощен, че юридическото лице контролира платежната сметка или че може да произведе или достави продукта, от който се нуждаете.
Означава ли валиден ДДС номер, че доставчик е легитимен?
Той подкрепя по-тясно заключение: номерът е валиден за съответната проверка. В ЕС VIES е инструмент за валидиране на ДДС номера. Той не е доклад за надлежна проверка, кредитна проверка или сертификат за съответствие на продукта.
Какви документи трябва да поискам от нов доставчик на едро?
Започнете с данните на юридическото лице, офертата, продуктовата спецификация, информацията за мострата, относимото доказателство за съответствие, платежните инструкции и условията по договора или поръчката за покупка. Правилното продуктово доказателство зависи от категорията и пазара, на който ще се продава стоката.
Колко често трябва да проверявам отново доставчик?
Проверявайте отново, когато рискът се променя: преди по-голяма поръчка, промяна на банкови данни, нов продукт, нов пазар на дестинация или съществена пауза от последната поръчка. Пазете датата и доказателството от всеки преглед.
Тази статия е общо оперативно ръководство, не правен, данъчен, съвет за безопасност на продукти или предотвратяване на измами. Проверете изискванията за продукта и пазарите, преди да купите или продадете.