Как да сравнявате оферти от спедитори

1. Краткият списък за поискване преди приемане на цена

Помолете всеки спедитор да потвърди:

• адрес на произход и точка на събиране;
• адрес, терминал или склад в дестинацията;
• вид транспорт и тип услуга;
• размери, тегло, брой картони и план за палети;
• описание на стоката и работен код;
• стойност на товара и изискване за застраховка;
• дата на готовност, прозорец за вземане и краен срок за доставка;
• Incoterm, версия и точно посочено място;
• всеки включен и изключен разход;
• митническо представителство и данни за вносителя;
• валута на офертата, дата на валидност и допускания за надбавки;
• очаквано време на транспорт, предавания и крайни срокове; и
• процес за документи, проследяване и обработка на изключения.

Ако двама спедитори получат различни факти за пратката, техните суми не са честно сравними. Изпратете едно контролирано резюме на пратката и версионирайте го при всяка промяна.

2. 1. Определете профила на пратката

Създайте профила, преди да поискате преработена оферта.

Числата по-горе са илюстративни. Целта е да се покаже нивото на детайлност, което е необходимо на спедитора, за да остойности една и съща работа.

Включете информацията, която променя обработката

Кажете на спедитора дали товарът е:

• опасен или с батерии;
• крехък, извънгабаритен или с висока стойност;
• чувствителен на температура;
• комплект, набор или пратка със смесени SKU;
• подлежащ на проверка, лиценз или специални документи;
• чувствителен по време заради старт или промоция; или
• вероятно изискващ съхранение, уговорена доставка или разделена доставка.

Не описвайте регулиран или контролиран продукт като „общ товар“, за да получите ранна оценка. Ако статусът на класификация или обработка е несигурен, направете несигурността видима.

3. 2. Съгласувайте Incoterm и посоченото място

Обхватът на събиране и доставка на спедитора трябва да съвпада с офертата на доставчика. Започнете, като запишете условието изцяло, например:

FCA, посочен терминал на произход на доставчика, Incoterms 2020

След това попитайте спедитора:

• Откъде започва цената за събиране?
• Кой товари събиращото превозно средство?
• Включва ли офертата обработка и документация за износ?
• Къде е предаването за основния превоз?
• Приключва ли цената в дестинацията на терминал, портал на обекта или склад?
• Кой разтоварва и кой плаща за време на изчакване или неуспешна доставка?

Ръководството за купувачи относно Incoterms обяснява защо посоченото място има значение. Правилото не замества оферта за маршрута. То дава на офертата предаване за съгласуване. Дръжте цената, опаковката и допусканията за доставка на доставчика в съответствие с листа за сравнение на оферти от доставчици, преди да поискате от спедитор да остойности маршрута.

Цена EXW от доставчик може да изисква събиране в страната на произход и работа по износа. Оферта DAP или DDP може да включва повече движение, но пак да оставя въпроси за мита, данъци или доказателства. Не добавяйте или премахвайте ред, докато не знаете чий обхват го включва.

4. 3. Стандартизирайте основния превоз и допълнителните такси

Помолете всеки спедитор да раздели офертата на сравними редове.

Обозначенията в офертата на спедитора може да се различават. Съпоставете ги с тези семейства, вместо механично да сравнявате имената на редовете.

Използвайте четири статусни обозначения

За всеки ред отбележете дали е:

• Включен: писмената оферта посочва, че е в общата сума.
• Изключен: офертата посочва, че го плаща купувачът или друга страна.
• Условен: прилага се само ако настъпи посочено събитие.
• Неизвестен: офертата не посочва.

Неизвестно не е същото като включено. Дръжте офертата условна, докато отговорникът и сумата не станат ясни.

5. 4. Проверете митническото представителство и данните за вносителя

Митническото оформяне е услуга и отговорност, а не просто ред, наречен „освобождаване“.

За маршрут в UK HMRC посочва, че можете да назначите спедитор или митнически агент, но какво прави той и кой може да носи отговорност зависи от услугата, инструкциите и търговското споразумение. HMRC също посочва, че условията на представителство трябва да се потвърждават писмено, включително дали агентът действа пряко или косвено. Вижте указанията на HMRC за назначаване на лице, което да се занимава с митниците.

Попитайте спедитора:

• Кой е посочен като вносител или деклариращ?
• Каква информация и упълномощаване са Ви необходими от купувача?
• Действате ли пряко или косвено за този маршрут?
• Коя страна остава отговорна за точността на декларацията?
• Митото и ДДС при внос авансирани ли са, фактурирани ли са или се отчитат по друг начин?
• Колко декларации, тарифни редове и дестинации са включени?
• Какво се случва, ако митницата постави въпрос за стойността, кода, произхода или документите?
• Кои разходи следват от проверка, инспекция или забавяне?

Не копирайте „митническото оформяне включено“ в работния лист за крайна доставна цена, без да запишете модела на представителство, ролята на вносителя, данъците и изключенията. Ръководството за митническа стойност и ДДС при внос обяснява входните показатели, които все още може да принадлежат на модела на купувача.

6. 5. Сравнете времето на транспорт и предаванията

Времето на транспорт не е същото като общото изминало време.

Разделете:

1. готовност на доставчика;
2. събиране и приемане в страната на произход;
3. консолидация или изчакване на заминаване;
4. основен превоз;
5. пристигане и освобождаване от терминал;
6. митническа обработка;
7. уговорка за доставка в дестинацията; и
8. крайна доставка и разтоварване.

Попитайте за крайния срок и събитието, което поставя началото на оценката за транспорт. „Седем до десет дни“ не е сравнимо, ако една оферта започва, когато стоката достигне пристанището, а друга започва от събирането от фабриката.

Записвайте:

• честота на плаване, полет или основен превоз;
• краен срок за резервация;
• очаквано заминаване и пристигане;
• период на свободно съхранение или демюрейдж;
• краен срок за митнически документи;
• правила за уговорена доставка; и
• контакт за ескалация, ако предаване бъде пропуснато.

Ако наличностите са за старт, моделирайте разхода от закъсняло пристигане отделно. Малко по-висока оферта с по-ясно предаване може да бъде търговски по-добра от ниска оферта с недефиниран път при изключение.

7. 6. Проверете застраховката на товара и отговорността отделно

Попитайте каква защита е включена, какво доказателство удостоверява покритието и какви изключения се прилагат. Не третирайте стандартната отговорност на превозвача или ред, гласящ „застраховка налична“, като завършено решение за застраховка.

Записвайте:

• застрахована стойност и валута;
• референция на полица или сертификат;
• лимити за претенция и за пратка;
• самоучастие или франшиза;
• изключения за опаковка, забавяне, присъщ дефект, кражба или конкретни стоки;
• краен срок за уведомяване при претенция; и
• кой подава претенцията и получава плащането.

Ако откажете отделно покритие на товара, запишете това като решение на купувача. Спедиторът може да остойности движението, без да поема риска от всеки сценарий за загуба.

8. 7. Прочетете датите на валидност и променливите допускания

Цените за превоз често са ограничени във времето. Запишете:

• дата на издаване и изтичане на офертата;
• валута на ставката и база за конвертиране;
• надбавка за гориво, сигурност, пик или задръстване;
• допускане за превозвач, плаване или услуга;
• правило за таксуемо тегло или обем;
• минимална такса или правило за закръгляне;
• допускане за свободно време;
• прозорец за доставка в дестинацията; и
• събития, които задействат нова оферта.

Ако офертата изтича, преди доставчикът да може да подготви стоката, поискайте дата за опресняване и сценарий, вместо да приемате, че първата цена е фиксирана.

9. 8. Изградете матрицата за сравнение

Използвайте по един ред за всеки разход и по една колона за всеки спедитор.

Таблицата е илюстративна. Най-ниската междинна сума не е автоматично най-ниският разход за пратката. Добавете липсващите редове или обозначете офертата като непълна.

Илюстративно уеднаквяване

Да предположим, че спедитор В има най-ниската междинна сума, но изключва £320 за обработка в дестинацията и митническо представителство, а купувачът добавя £280 крайна доставка плюс £60 застраховка. Сравнението става:

Примерът не твърди, че изключенията на В са типични или че A е правилният избор. Той демонстрира задачата на купувача: сравнете един и същ обхват, след което проучете оставащите неизвестни.

10. 9. Оценете офертата отвъд общата сума

Използвайте проста скала за решение, след като обхватът е уеднаквен.

Не превръщайте скалата в универсална класация. Тя е запис на съответствието за тази конкретна пратка.

11. 10. Пренесете избраната оферта в крайната доставна цена

Копирайте избраните входни показатели в работния лист за крайна доставна цена:

• границата на цената на доставчика;
• събиране в страната на произход и разходи за износ;
• основен превоз и застраховка;
• митническо оформяне и обработка в дестинацията;
• митническо представителство;
• допускания за мито и ДДС при внос;
• крайна доставка и разтоварване;
• резерв за съхранение или забавяне;
• валута и дата на валидност; и
• очаквана загуба или времеви разход.

Не копирайте междинна сума за превоз, когато офертата включва услуга DDP или DAP, която променя въпросите за митата и данъците. Ръководството за Incoterms и ръководството за митническото изчисление трябва да съответстват на записа за маршрута.

12. Въпроси за изпращане преди одобрение

1. Моля, потвърдете точните точки на произход и дестинация, за които е направена оценката.
2. Кой Incoterm, версия и посочено място предполага тази оферта?
3. Коя страна товари, събира, изнася, резервира, освобождава, разтоварва и доставя?
4. Моля, посочете всеки включен, изключен, условен и неизвестен разход.
5. Какво таксуемо тегло, обем, минимална такса и правило за закръгляне се прилагат?
6. Каква е датата на валидност на офертата и какви са задействащите събития за нова оферта?
7. Кои събития по транспорта и крайни срокове са включени в оценката?
8. Какъв модел на митническо представителство се предлага и какво упълномощаване от купувача е необходимо?
9. Кой е вносителят или деклариращият за маршрута?
10. Кои мита, ДДС при внос и разходи в дестинацията са извън общата сума?
11. Каква застраховка е включена или налична и какви изключения се прилагат?
12. Какви документи и актуализации за проследяване ще получи купувачът?
13. Какво се случва, ако пратката бъде проверена, забавена, повредена или доставена на грешна уговорка?
14. Кой отговаря за изключението и колко бързо ще бъде уведомен купувачът?

13. Правила за спиране

Не одобрявайте офертата, когато:

• произходът или дестинацията е регион, а не оперативен адрес или терминал;
• таксуемото тегло или обем липсва;
• голям ред „обработка“ няма описание;
• митническото оформяне е включено без данни за вносителя и представителството;
• се твърди, че митото или ДДС при внос са включени, без документално и данъчно обяснение;
• застраховката се приема от отговорността на превозвача;
• датата на валидност е изтекла;
• маршрутът не съответства на Incoterm или действителния начин на транспорт на доставчика; или
• най-ниската цена на офертата зависи от неизвестни разходи в дестинацията.

Правилният отговор не винаги е да отхвърлите спедитора. Поискайте писмена преработка, която превръща неизвестното във включен, изключен или условен ред.

14. Практическото заключение

Сравнявайте офертите за превоз като обхвати на услугата, не като основни суми.

Определете едно резюме на пратката. Съгласувайте Incoterm и посоченото място. Разделете основния превоз от обработка, митническо оформяне, застраховка, дестинация и риск от забавяне. Обозначете всеки ред като включен, изключен, условен или неизвестен. След това пренесете уеднаквените числа в крайната доставна цена.

Ако две оферти все още не могат да станат сравними, липсващата информация сама по себе си е риск за решението. Разрешете го преди плащане, освобождаване на производството или обещание за доставка.