Speditionsangebote richtig vergleichen

1. Die Kurzliste vor der Preisannahme

Bitten Sie jeden Spediteur um Bestätigung von:

• Herkunftsadresse und Abholpunkt;
• Zieladresse, Terminal oder Lager;
• Transportart und Leistungstyp;
• Abmessungen, Gewicht, Kartonanzahl und Palettenplan;
• Warenbeschreibung und Arbeitscode;
• Warenwert und Versicherungsbedarf;
• Bereitstellungsdatum, Abholfenster und Zustellfrist;
• Incoterm, Version und exakt benannter Ort;
• jede eingeschlossene und ausgeschlossene Kostenposition;
• Zollvertretung und Importeurangaben;
• Angebotswährung, Gültigkeitsdatum und Zuschlagsannahmen;
• Transportschätzung, Übergabepunkte und Cut-off-Zeiten; und
• Dokumenten-, Tracking- und Ausnahmebearbeitungsprozess.

Erhalten zwei Spediteure unterschiedliche Sendungsangaben, sind ihre Summen kein fairer Vergleich. Versenden Sie ein einziges kontrolliertes Sendungsbriefing und versionieren Sie es bei jeder Änderung.

2. 1. Das Sendungsprofil definieren

Erstellen Sie das Profil, bevor Sie ein überarbeitetes Angebot anfordern.

Die obigen Zahlen sind illustrativ. Der Zweck ist, den Detailgrad zu zeigen, den ein Spediteur benötigt, um denselben Auftrag zu bepreisen.

Angaben einbeziehen, die das Handling verändern

Teilen Sie dem Spediteur mit, ob die Fracht:

• gefährlich oder batteriebetrieben ist;
• zerbrechlich, übergroß oder hochwertig ist;
• temperaturempfindlich ist;
• ein Set, Kit oder eine Sendung mit gemischten SKUs ist;
• einer Inspektion, Lizenz oder besonderen Dokumenten unterliegt;
• wegen eines Launches oder einer Aktion zeitkritisch ist; oder
• voraussichtlich Lagerung, Terminbuchung oder Teillieferung erfordert.

Beschreiben Sie ein reguliertes oder kontrolliertes Produkt nicht als „allgemeine Fracht“, um eine frühe Schätzung zu erhalten. Ist Einreihung oder Handling-Status unklar, machen Sie die Unsicherheit sichtbar.

3. 2. Incoterm und benannten Ort abgleichen

Der Abhol- und Zustellumfang des Spediteurs muss mit dem Lieferantenangebot übereinstimmen. Schreiben Sie zunächst den vollständigen Begriff, zum Beispiel:

FCA, benannter Herkunftsterminal des Lieferanten, Incoterms 2020

Fragen Sie den Spediteur dann:

• Wo beginnt der bepreiste Abholvorgang?
• Wer belädt das abholende Fahrzeug?
• Enthält das Angebot Exportabwicklung und Dokumentation?
• Wo liegt die Übergabe an die Hauptfracht?
• Endet der Zielortpreis an einem Terminal, Standorttor oder Lagertor?
• Wer entlädt, und wer zahlt für Wartezeit oder eine gescheiterte Zustellung?

Der Incoterms-Leitfaden für Käufer erklärt, warum der benannte Ort wichtig ist. Die Regel ersetzt kein Routenangebot. Sie gibt dem Angebot einen Übergabepunkt zum Abgleichen. Halten Sie Preis-, Verpackungs- und Zustellannahmen des Lieferanten mit dem Vergleichsblatt für Lieferantenangebote abgestimmt, bevor Sie einen Spediteur um ein Routenangebot bitten.

Ein EXW-Lieferantenpreis kann Herkunftsabholung und Exportarbeiten erfordern. Ein DAP- oder DDP-Angebot kann mehr Transport umfassen, aber trotzdem Zoll-, Steuer- oder Nachweisfragen offenlassen. Fügen Sie keine Position hinzu und streichen Sie keine, bevor Sie wissen, in wessen Leistungsumfang sie fällt.

4. 3. Basisfracht und Nebenkosten normalisieren

Bitten Sie jeden Spediteur, das Angebot in vergleichbare Positionen aufzuteilen.

Die Bezeichnungen im Angebot eines Spediteurs können abweichen. Ordnen Sie sie diesen Familien zu, statt Positionsnamen mechanisch zu vergleichen.

Vier Statusbezeichnungen verwenden

Kennzeichnen Sie jede Position als:

• Enthalten: das schriftliche Angebot sagt, dass sie in der Summe enthalten ist.
• Ausgeschlossen: das Angebot sagt, dass der Käufer oder eine andere Partei sie zahlt.
• Bedingt: sie gilt nur, wenn ein festgelegtes Ereignis eintritt.
• Unbekannt: das Angebot äußert sich nicht dazu.

Unbekannt ist nicht dasselbe wie enthalten. Behandeln Sie das Angebot als vorläufig, bis Verantwortlicher und Betrag klar sind.

5. 4. Zollvertretung und Importeurangaben prüfen

Zoll ist eine Dienstleistung und eine Verantwortung, nicht nur eine Position namens „Abfertigung“.

Für eine UK-Route erklärt HMRC, dass Sie einen Spediteur oder Zollagenten beauftragen können, dass aber Umfang und Haftung von der Dienstleistung, den Anweisungen und der Handelsvereinbarung abhängen. HMRC weist zudem darauf hin, dass die Vertretungsbedingungen schriftlich bestätigt werden sollten, einschließlich der Frage, ob der Agent direkt oder indirekt handelt. Siehe HMRC-Leitlinie zur Beauftragung einer Zollvertretung.

Fragen Sie den Spediteur:

• Wer wird als Importeur oder Anmelder benannt?
• Welche Informationen und Vollmachten benötigen Sie vom Käufer?
• Handeln Sie für diese Route direkt oder indirekt?
• Welche Partei bleibt für die Richtigkeit der Anmeldung verantwortlich?
• Werden Zoll und Einfuhrumsatzsteuer vorgestreckt, in Rechnung gestellt oder anders verrechnet?
• Wie viele Anmeldungen, Warenpositionen und Zielorte sind enthalten?
• Was passiert, wenn der Zoll Wert, Code, Ursprung oder Dokumente hinterfragt?
• Welche Kosten folgen einer Prüfung, Inspektion oder Verzögerung?

Übernehmen Sie „Zoll enthalten“ nicht ungeprüft in die Landekosten-Arbeitsmappe, ohne Vertretungsmodell, Importeurrolle, Steuern und Ausschlüsse zu erfassen. Der Leitfaden zu Zollwert und Einfuhrumsatzsteuer erläutert die Werte, die weiterhin in das Modell des Käufers gehören können.

6. 5. Transportzeit und Übergabepunkte vergleichen

Transportzeit ist nicht dasselbe wie die gesamte verstrichene Zeit.

Trennen Sie:

1. Lieferantenbereitschaft;
2. Abholung und Wareneingang am Herkunftsort;
3. Konsolidierung oder Warten auf eine Abfahrt;
4. Hauptfracht;
5. Ankunft und Terminalfreigabe;
6. Zollabwicklung;
7. Zielortbuchung; und
8. finale Zustellung und Entladung.

Fragen Sie nach dem Cut-off und dem Ereignis, das die Transportschätzung startet. „Sieben bis zehn Tage“ ist nicht vergleichbar, wenn ein Angebot bei Ankunft der Ware im Hafen beginnt und ein anderes bei der Abholung ab Werk.

Erfassen Sie:

• Häufigkeit von Verschiffung, Flug oder Hauptlauf;
• Buchungs-Cut-off;
• geschätzte Abfahrt und Ankunft;
• freie Lagerungs- oder Standgeldfrist;
• Frist für Zolldokumente;
• Regeln für Zustelltermine; und
• den Eskalationskontakt bei einem versäumten Übergabepunkt.

Ist der Bestand für einen Launch bestimmt, modellieren Sie die Kosten einer verspäteten Ankunft separat. Ein etwas höheres Angebot mit klarerem Übergabepunkt kann wirtschaftlich besser sein als ein niedriges Angebot mit undefiniertem Ausnahmeweg.

7. 6. Frachtversicherung und Haftung getrennt prüfen

Fragen Sie, welcher Schutz enthalten ist, welcher Nachweis die Deckung belegt und welche Ausschlüsse gelten. Behandeln Sie die Standardhaftung eines Frachtführers oder eine Position „Versicherung verfügbar“ nicht als abgeschlossene Versicherungsentscheidung.

Erfassen Sie:

• versicherten Wert und Währung;
• Policen- oder Zertifikatnummer;
• Grenzen pro Schaden und pro Sendung;
• Selbstbehalt;
• Ausschlüsse für Verpackung, Verzögerung, innewohnenden Mangel, Diebstahl oder bestimmte Waren;
• Frist für die Schadensmeldung; und
• wer den Schaden meldet und die Zahlung erhält.

Lehnen Sie eine separate Frachtversicherung ab, halten Sie dies als Käuferentscheidung fest. Ein Spediteur kann den Transport bepreisen, ohne das Risiko jedes Verlustszenarios zu übernehmen.

8. 7. Gültigkeitsdaten und variable Annahmen lesen

Frachtpreise sind oft zeitlich begrenzt. Erfassen Sie:

• Ausstellungs- und Ablaufdatum des Angebots;
• Satzwährung und Umrechnungsgrundlage;
• Treibstoff-, Sicherheits-, Saison- oder Staugebührenzuschlag;
• Annahme zu Frachtführer, Verschiffung oder Leistung;
• Regel zu frachtpflichtigem Gewicht oder Volumen;
• Mindestgebühr oder Rundungsregel;
• Freizeitannahme;
• Zustellfenster am Zielort; und
• Ereignisse, die eine Neuangebotserstellung auslösen.

Läuft das Angebot ab, bevor der Lieferant die Ware bereitstellen kann, fragen Sie nach einem Aktualisierungsdatum und einem Szenario, statt so zu tun, als sei der erste Preis fix.

9. 8. Die Vergleichsmatrix erstellen

Verwenden Sie eine Zeile pro Kostenposition und eine Spalte pro Spediteur.

Die Tabelle ist illustrativ. Die niedrigste Zwischensumme sind nicht automatisch die niedrigsten Sendungskosten. Fügen Sie die fehlenden Positionen hinzu oder kennzeichnen Sie das Angebot als unvollständig.

Illustrative Normalisierung

Angenommen, Spediteur C hat die niedrigste Zwischensumme, schließt aber £320 für Zielort-Handling und Zollvertretung aus, und der Käufer fügt £280 finale Zustellung sowie £60 Versicherung hinzu. Der Vergleich sieht dann so aus:

Das Beispiel sagt nicht, dass die Ausschlüsse von C typisch sind oder dass A die richtige Wahl ist. Es zeigt die Aufgabe des Käufers: denselben Leistungsumfang vergleichen und dann die verbleibenden Unbekannten klären.

10. 9. Das Angebot über die Summe hinaus bewerten

Nutzen Sie eine einfache Entscheidungsbewertung, nachdem der Leistungsumfang normalisiert ist.

Machen Sie aus der Bewertung kein universelles Ranking. Sie ist ein Passungsprotokoll für diese Sendung.

11. 10. Das gewählte Angebot in die Landekosten überführen

Übertragen Sie die gewählten Werte in die Landekosten-Arbeitsmappe:

• Preisabgrenzung des Lieferanten;
• Herkunftsabholung und Exportkosten;
• Hauptfracht und Versicherung;
• Zoll- und Zielort-Handling;
• Zollvertretung;
• Zoll- und Einfuhrumsatzsteuerannahmen;
• finale Zustellung und Entladung;
• Rückstellung für Lagerung oder Verzögerung;
• Währung und Gültigkeitsdatum; und
• erwarteten Verlust oder Zeitkosten.

Übernehmen Sie keine Frachtzwischensumme, wenn das Angebot eine DDP- oder DAP-Leistung enthält, die die Zoll- und Steuerfragen verändert. Der Incoterms-Leitfaden und der Leitfaden zur Zollberechnung sollten mit dem Routenprotokoll übereinstimmen.

12. Fragen vor der Freigabe

1. Bitte bestätigen Sie die exakten bepreisten Herkunfts- und Zielpunkte.
2. Welchen Incoterm, welche Version und welchen benannten Ort setzt dieses Angebot voraus?
3. Welche Partei belädt, holt ab, exportiert, bucht, verzollt, entlädt und zustellt?
4. Bitte listen Sie jede enthaltene, ausgeschlossene, bedingte und unbekannte Kostenposition auf.
5. Welches frachtpflichtige Gewicht, Volumen, Mindestgebühr und welche Rundungsregel gelten?
6. Wie lauten Gültigkeitsdatum des Angebots und Auslöser für ein neues Angebot?
7. Welche Transportereignisse und Cut-offs sind in der Schätzung enthalten?
8. Welches Zollvertretungsmodell wird vorgeschlagen, und welche Vollmacht des Käufers wird benötigt?
9. Wer ist Importeur oder Anmelder für die Route?
10. Welche Zölle, Einfuhrumsatzsteuer und Zielortkosten liegen außerhalb der Summe?
11. Welche Versicherung ist enthalten oder verfügbar, und welche Ausschlüsse gelten?
12. Welche Dokumente und Tracking-Updates erhält der Käufer?
13. Was passiert, wenn die Sendung inspiziert, verzögert, beschädigt oder an den falschen Termin zugestellt wird?
14. Wer verantwortet die Ausnahme, und wie schnell wird der Käufer benachrichtigt?

13. Stoppregeln

Geben Sie das Angebot nicht frei, wenn:

• Herkunft oder Ziel eine Region statt einer operativen Adresse oder eines Terminals ist;
• frachtpflichtiges Gewicht oder Volumen fehlt;
• eine hohe Position „Handling“ ohne Beschreibung ausgewiesen ist;
• Zollabfertigung ohne Importeur- und Vertretungsdetails enthalten ist;
• Zoll oder Einfuhrumsatzsteuer als enthalten angegeben werden, ohne dokumentarische und steuerliche Erklärung;
• Versicherung aus der Frachtführerhaftung abgeleitet wird;
• das Gültigkeitsdatum abgelaufen ist;
• die Route nicht dem Incoterm oder tatsächlichen Modus des Lieferanten entspricht; oder
• der niedrigste Preis des Angebots von unbekannten Zielortkosten abhängt.

Die richtige Reaktion ist nicht immer, den Spediteur abzulehnen. Fordern Sie eine schriftliche Überarbeitung an, die das Unbekannte in eine enthaltene, ausgeschlossene oder bedingte Position umwandelt.

14. Das praktische Fazit

Vergleichen Sie Frachtangebote als Leistungsumfänge, nicht als Headline-Summen.

Definieren Sie ein einziges Sendungsbriefing. Gleichen Sie Incoterm und benannten Ort ab. Trennen Sie Basisfracht von Handling, Zoll, Versicherung, Zielort und Verzögerungsrisiko. Kennzeichnen Sie jede Position als enthalten, ausgeschlossen, bedingt oder unbekannt. Übertragen Sie dann die normalisierten Zahlen in die Landekosten.

Lassen sich zwei Angebote weiterhin nicht vergleichbar machen, ist die fehlende Information selbst ein Entscheidungsrisiko. Klären Sie sie vor Zahlung, Produktionsfreigabe oder Zustellversprechen.