Der gefährliche Moment ist nicht, wenn Sie einen Lieferanten zum ersten Mal finden. Es ist, wenn die Proforma-Rechnung eintrifft und die Anzahlung fällig wird.
Meine erste Prüfung ist nicht der Produktkatalog. Es ist, ob der rechtliche Name im Angebot mit der Einheit übereinstimmt, die mir eine Rechnung stellt und die Zahlung entgegennimmt. Eine schnelle Suche, die bestätigt, dass ein Firmenname existiert, ist nur ein kleiner Teil der Lieferantenprüfung.
Sie müssen vier verschiedene Dinge prüfen:
- eine juristische Person existiert;
- die Person, die Ihnen schreibt, ist berechtigt, für sie zu handeln;
- das Unternehmen kann das von Ihnen benötigte Produkt herstellen oder liefern; und
- Rechnung und Zahlungsanweisungen führen zu demselben Unternehmen, das Sie geprüft haben.
Diese Punkte hängen zusammen. Sie sind nicht austauschbar.
Eine Unternehmensregistrierung kann zeigen, dass eine Einheit in einem öffentlichen Register geführt wird. Sie beweist nicht, dass der Verkäufer dort arbeitet, dass das Unternehmen eine Fabrik besitzt, dass der heutige Bestand existiert oder dass das Bankkonto auf der Rechnung dieser Einheit gehört.
Ich nutze eine siebenstufige Prüfung. Beginnen Sie mit einer schnellen Recherche am Schreibtisch. Vertiefen Sie die Arbeit dann vor der ersten nennenswerten Zahlung. Fügt sich ein Punkt nicht ein, pausiere ich die Bestellung, statt ihn zugunsten des Lieferanten wegzuerklären.
1. Die sieben Prüfungen vor der Zahlung
Das ist die von mir empfohlene Reihenfolge.
- Die juristische Person und die Handelsidentität bestätigen.
- Die Vertretungsbefugnis des Kontakts bestätigen.
- Prüfen, ob das Unternehmen das Produkt tatsächlich liefern kann.
- Ein Muster gegen eine schriftliche Spezifikation testen.
- Die kommerziellen Bedingungen vergleichbar und vollständig machen.
- Die Bankdaten verifizieren und das Zahlungsrisiko begrenzen.
- Entscheiden, ob die Bestellung ein Audit, eine Inspektion oder fachliche Compliance-Arbeit benötigt.
Ich behandle das nicht als Test mit sieben Häkchen. Nachweise ergeben zusammen ein Bild. Ein einzelnes sauber wirkendes Dokument sollte eine ernste Unstimmigkeit an anderer Stelle nicht aufwiegen.
2. 1. Die juristische Person und die Handelsidentität bestätigen
Ich verlange vom Lieferanten den vollständigen eingetragenen Namen, die Registrierungsnummer, die eingetragene Adresse, die Handelsadresse und die Steuernummer. Halten Sie diese Angaben in einer Arbeitsakte fest. Verlassen Sie sich nicht auf ein Logo, ein Marketplace-Profil oder eine E-Mail-Signatur.
Nutzen Sie dann das offizielle Register des Landes, in dem der Lieferant angibt, niedergelassen zu sein. Hier beginne ich die Nachweisakte, nicht hier ende ich die Entscheidung.
Für ein britisches Unternehmen erlaubt der kostenlose Suchdienst von Companies House, Firmenname, Nummer, eingetragenen Sitz, Status, Einreichungshistorie und bestimmte Angaben zu Geschäftsführern zu prüfen. Companies House erklärt, dass es die von ihm gehaltenen öffentlichen Unternehmensdaten über diesen Dienst zugänglich macht. Das ist ein nützlicher Nachweis über die eingetragene Einheit. Es ist keine Bonitätsbewertung, kein Qualitätsaudit und keine Garantie für die Geschäftstätigkeit.
Bei einem EU-Lieferanten, der Ihnen eine EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gibt, prüfen Sie diese im VIES-Validierungsdienst der Europäischen Kommission. VIES validiert USt-IdNrn für grenzüberschreitende EU-Transaktionen. Ein Ergebnis kann eine nützliche Konsistenzprüfung sein. Es beweist nicht, dass das Unternehmen seinen Bestand besitzt, finanziell solide ist oder zum Verkauf einer Marke berechtigt ist.
Länderregister unterscheiden sich. Suchen Sie das relevante nationale Unternehmensregister, statt sich auf eine kostenpflichtige Datenseite zu verlassen, die veraltet oder unvollständig sein könnte. Speichern Sie ein PDF oder einen Screenshot des Ergebnisses und halten Sie das Datum fest. Registerdaten ändern sich.
Vergleichen Sie nun jedes gesammelte Feld. Ich möchte, dass diese Felder eine stimmige Geschichte erzählen:
- Stimmt der rechtliche Name im Register mit dem Namen auf Angebot und Rechnung überein?
- Passt die eingetragene Adresse zur angegebenen Lager- oder Fabrikadresse?
- Ist die USt-IdNr. demselben Land und derselben juristischen Person zugeordnet?
- Hat das Unternehmen kürzlich Namen, Adresse oder Status geändert?
- Passt die E-Mail-Domain zur öffentlichen Website und zu anderen Kontaktdaten des Unternehmens?
Kleine Unterschiede haben oft harmlose Erklärungen. Ein Handelsname kann über einer anderen juristischen Person stehen. Ein Konzernunternehmen kann für eine Fabrik Rechnungen stellen. Ein Distributor kann Bestand aus einem separaten Lager verkaufen.
Ich würde einen Lieferanten nicht ablehnen, weil eine Adresse abweicht. Ein Handelsname, ein Konzernunternehmen oder ein separates Lager können alle legitim sein. Ich würde die Bestellung pausieren, bis der Lieferant die Beziehung schriftlich erklärt und die Dokumente übereinstimmen.
Das Problem ist nicht, dass eine Struktur kompliziert ist. Das Problem entsteht, wenn sich die Erklärung ändert oder wenn niemand sagen kann, welche Einheit mit Ihnen einen Vertrag schließt.
Eine Unternehmensnummer ist keine Zahlungsprüfung
Stellen Sie sich vor, ein Lieferant nennt sich „Northstar Homeware“. Das britische Register zeigt, dass Northstar Homeware Ltd existiert und aktiv ist. Bisher gut.
Aber das Angebot wird von „Northstar Trading“ ausgestellt, die USt-IdNr. gehört zu einer anderen Einheit, und der Bankzahlungsempfänger ist der Name einer Einzelperson in einem anderen Land. Das ist kein geringfügiger Verwaltungsfehler, den man ignorieren kann, nur weil die Unternehmensnummer echt war.
Ich würde ein überarbeitetes Angebot verlangen, das den rechtlichen Verkäufer nennt, und dann eine schriftliche Erklärung der Beziehung zwischen den Einheiten und dem Zahlungsempfänger anfordern. Kann das nicht sauber geklärt werden, würde ich hier stoppen. Ein reales Unternehmen kann trotzdem für Identitätsmissbrauch, Täuschung oder als Deckung für eine unzusammenhängende Zahlungsanfrage genutzt werden.
3. 2. Bestätigen, dass der Kontakt diese Einheit vertreten kann
Die nächste Frage, die ich stelle, ist einfach: Wer ist die Person, die Sie zur Zahlung auffordert?
Beginnen Sie mit diesen Grundlagen:
- Nutzen Sie die unabhängig gefundene Telefonnummer und Website, nicht nur die Kontaktdaten im Angebot.
- Bitten Sie um einen kurzen Videoanruf aus dem Lager, Showroom oder Büro, wenn die Bestellung dies rechtfertigt.
- Prüfen Sie, ob der Absender eine Firmendomain statt eines kostenlosen E-Mail-Kontos nutzt. Das ist ein Hinweis, kein Beweis. Kleine, legitime Unternehmen nutzen manchmal kostenlose E-Mail-Dienste.
- Bitten Sie den Kontakt, seine Rolle, die vertragschließende Einheit und die Berechtigung zur Änderung von Bankdaten zu bestätigen.
- Rufen Sie bei einer höherwertigen Bestellung eine öffentlich gelistete Nummer an und bestätigen Sie die Zahlungsanweisungen mit jemand anderem als der Person, die die Rechnung gesendet hat.
Ich achte auf eine Bestätigungskette. Der Name im Angebot, die E-Mail-Domain, die Firmentelefonnummer, der Videoanruf, die Rechnung und die Zahlungsbestätigung sollten alle auf dasselbe Unternehmen verweisen.
Ich behandle eine späte Änderung der Bankdaten als neues Prüfereignis. Antworten Sie nicht auf die E-Mail, die sie angekündigt hat. Nutzen Sie den unabhängig ermittelten Kontaktweg und verlangen Sie eine Bestätigung.
4. 3. Produkt- und Betriebsfähigkeit verifizieren
„Wir können das liefern“ reicht mir nicht.
Klären Sie zunächst, was der Lieferant tatsächlich ist. Ich gehe mit Hersteller, Großhändler, Distributor und Einkaufsagent unterschiedlich um, weil jeder ein anderes Maß an Kontrolle und Verantwortung bietet. Ein Großhändler eignet sich vielleicht für eine kleine Testbestellung, hat aber keine Befugnis, die Verpackung zu ändern oder eine Markenberechtigung zu erteilen.
Stellen Sie direkte Fragen:
- Sind Sie der Hersteller, ein autorisierter Distributor, ein Großhändler oder ein Agent?
- Welche juristische Person verkauft uns die Ware?
- Wird das Produkt auf Bestellung gefertigt oder aus Lagerbestand geliefert?
- Was ist die normale Produktions- oder Versandvorlaufzeit, und was setzt diese Uhr in Gang?
- Was ist die Mindestbestellmenge nach Produkt, Farbe, Größe und Verpackungsformat?
- Welche Teile werden untervergeben?
- Können Sie Produktspezifikation, Verpackungsdetails und aktuelle Compliance-Dokumente bereitstellen, sofern relevant?
Ich möchte Antworten, die spezifisch genug sind, um die operative Realität offenzulegen. „Vorlaufzeit zwei Wochen“ ist vage. „Vierzehn Werktage ab freigegebenem Artwork und Anzahlung, plus drei Tage Versand ab unserem Lager in Rotterdam“ ist etwas, das ich testen und in einen Bestellplan einbauen kann.
Fordern Sie Nachweise an, die zur Behauptung passen. Für Lagerbestand würde ich einen datierten Bestandsbericht, Chargenfotos oder ein Live-Video aus dem Lager verlangen. Für Fertigung würde ich eine Werksadresse, einen Produktionsplan und eine Erklärung zur Untervergabe verlangen. Für autorisierten Wiederverkauf würde ich ein Autorisierungsschreiben oder eine überprüfbare Beziehung zur Marke verlangen.
Ich verwechsle Dokumente nicht mit einem Nachweis aktueller Leistungsfähigkeit. Ein Fabrikzertifikat mag echt sein und trotzdem nicht genau das Produkt, den Standort oder den Zeitraum abdecken, der Sie interessiert. Ein Lagerfoto mag echt sein und trotzdem den Bestand eines anderen zeigen. Die Frage, die ich immer stelle, ist: Was belegt dieser Nachweis, und was müsste noch geprüft werden?
Wenn Ware Grenzen überschreitet, können Produkt, Herkunft und Route Zoll, Verfahren und Beschränkungen beeinflussen. Das Access2Markets-Tool der Europäischen Kommission ist ein Ausgangspunkt für produktspezifische Handelsinformationen. Es validiert keinen Lieferanten. Nutzen Sie es, um die Importseite Ihrer Entscheidung zu verstehen, nicht um den Verkäufer zu zertifizieren.
5. 4. Das Muster gegen eine schriftliche Spezifikation bewerten
Beim Muster wird aus einem vielversprechenden Gespräch eine Produktentscheidung.
Ich würde kein Muster mit einer Nachricht bestellen, die nur „bitte eines senden“ sagt. Schreiben Sie auf, was Sie freigeben. Bei einem unkomplizierten Produkt kann das eine einfache Spezifikation sein:
- Produktname und SKU;
- Maße und Toleranzen;
- Materialien, Farbe und Verarbeitung;
- Funktions- oder Leistungsanforderung;
- Packmenge und Verpackung;
- Etiketten, Barcodes und Beilagen;
- Fotos oder Zeichnungen; und
- die Test- oder Prüfpunkte, die für Sie wichtig sind.
Ich gebe dem Muster eine Referenznummer. Halten Sie fest, wer es gesendet hat, wann es eingegangen ist und welche Änderungen der Lieferant angibt. Machen Sie eigene Fotos.
Bewerten Sie es dann gegen die schriftliche Spezifikation. Ich prüfe Funktion, Maße, Verpackung und Kennzeichnung, bevor ich es freigebe. Funktioniert es? Liegen die Maße innerhalb Ihrer Toleranz? Ist die Verpackung einzelhandelsfertig? Erfüllt das Etikett die Anforderungen des Marktes, in dem Sie verkaufen wollen?
Ein freigegebenes Muster beweist nur, dass Sie dieses Muster erhalten und akzeptiert haben. Es beweist nicht, dass eine spätere Produktionscharge identisch sein wird. Ich verknüpfe die Musterfreigabe mit der Bestellung. Wenn die genauen Details wichtig sind, bewahren Sie ein unterzeichnetes oder anderweitig gekennzeichnetes Referenzmuster auf und legen Sie in der Bestellung fest, was passiert, wenn die Produktion davon abweicht.
Bei regulierten Kategorien ersetzt eine Musterprüfung nicht die richtige Prüfung, technische Akte, Erklärung oder Vereinbarung zur verantwortlichen Person. Die Anforderungen hängen vom Produkt und den Märkten ab, in denen Sie es anbieten. Holen Sie kategoriespezifischen Rat ein, bevor Sie ein Dokument als ausreichend behandeln.
Der nächste Schritt ist ein schriftlicher Musterbewertungsprozess, der festhält, was Sie erhalten haben, was Sie getestet haben und womit die freigegebene Version übereinstimmen muss.
6. 5. Die kommerziellen Bedingungen prüfen, bevor Sie den Preis vergleichen
Ein niedriger Einzelpreis kann eine teure Bestellung verbergen.
Meine Methode, Angebote zu vergleichen, ist, zuerst die Bedingungen zu normalisieren. Bevor Sie entscheiden, dass ein Lieferant günstiger ist, machen Sie die Angebote vergleichbar. Stellen Sie Folgendes nebeneinander:
- genaue Produktspezifikation und Menge;
- Währung und Angebotsgültigkeit;
- Incoterm und benannter Ort;
- Kosten für Verpackung, Werkzeuge, Muster, Prüfung und Artwork;
- Produktions- und Versandvorlaufzeit;
- Zahlungsplan;
- Bedingungen für Mängel, Rückgabe und Ersatz; und
- was bei verspäteter Lieferung oder Abweichung von der freigegebenen Probe passiert.
Der Incoterm benötigt sowohl eine Regel als auch einen benannten Ort. „EXW“ oder „DDP“ allein reicht nicht aus, um den Übergabepunkt und die Kostenzuordnung zu verstehen. Nutzen Sie die aktuellen ICC-Incoterms®-Regeln als Referenz und stellen Sie sicher, dass der im Angebot verwendete Begriff tatsächlich zur Route und zur Transportart passt.
Kann ein Lieferant vertragschließende Einheit, Produkt, Preis, Lieferpunkt und Zahlungsbedingungen auf einem Angebot oder einer Proforma-Rechnung nicht klar angeben, sehe ich keine stabile Grundlage für eine Zahlung.
Vergleichen Sie Lieferantenangebote Zeile für Zeile und berechnen Sie die Landekosten, bevor Sie die Bestellung freigeben.
7. 6. Bankdaten verifizieren und das Zahlungsrisiko begrenzen
Auf dieser Stufe wende ich die meiste Disziplin an, weil sie am schwersten rückgängig zu machen ist.
Ich stelle sicher, dass der Name des Bankzahlungsempfängers dem rechtlichen Verkäufer auf der Rechnung entspricht, oder dass es eine dokumentierte und glaubwürdige Erklärung für die Abweichung gibt. Ein Mutterunternehmen, ein Finanzunternehmen oder ein autorisierter Zahlungsanbieter kann legitim sein. Sie müssen die Beziehung trotzdem verstehen, bevor Sie zahlen.
Meine Regel ist eine Rückruf-Verifizierung für erste Zahlungen und jede Änderung der Bankdaten. Rufen Sie eine unabhängig ermittelte Nummer an und fragen Sie nach Zahlungsempfänger, Bankland, Kontoendung und Rechnungsreferenz. Halten Sie eine kurze Notiz fest, wer wann bestätigt hat.
Verringern Sie dann die Größe der unumkehrbaren Entscheidung. Ich würde lieber eine kleinere, kontrollierte Verpflichtung eingehen, als mich auf eine beruhigende Erklärung zu verlassen, nachdem das Geld weg ist.
Bei einer ersten Bestellung kann das bedeuten:
- zuerst ein Muster kaufen;
- einen kleineren, bezahlten Testlauf statt einer vollständigen Erstbestellung platzieren;
- gestaffelte Zahlungen vereinbaren, die an definierte Meilensteine geknüpft sind;
- eine Vorversand-Inspektion vor der Restzahlung vereinbaren; oder
- eine geeignete geschützte Zahlungsmethode nutzen, der beide Seiten zustimmen.
Es gibt keine universell sichere Zahlungsbedingung. Die richtige Struktur hängt von Bestellwert, Produktkomplexität, Beziehungshistorie und den bereits vorhandenen Nachweisen ab. Eine Zahlungsmethode hat eigene Bedingungen und Grenzen; lesen Sie diese, bevor Sie sich darauf verlassen.
8. 7. Entscheiden, wann eine Schreibtischprüfung nicht ausreicht
Ich wechsle zu einem Audit, einer Inspektion oder einer fachlichen Prüfung, wenn der mögliche Schaden erheblich ist. Typische Auslöser sind:
- eine große erste Bestellung;
- ein individuelles oder Private-Label-Produkt;
- eine sicherheitsrelevante oder regulierte Kategorie;
- ein unbekanntes Produktionsland oder eine unbekannte Lieferkette;
- die Behauptung, der Lieferant besitze eine Fabrik oder halte eine bestimmte Zertifizierung; oder
- eine Unstimmigkeit, für die es eine Erklärung gibt, die aber trotzdem ein ungutes Gefühl hinterlässt.
Ein Audit betrachtet einen Standort oder ein Managementsystem zu einem bestimmten Zeitpunkt. Eine Vorversand-Inspektion betrachtet eine Stichprobe eines abgeschlossenen oder fast abgeschlossenen Produktionslaufs. Umfang, Stichprobenverfahren, Zeitpunkt und Unabhängigkeit sind entscheidend.
Halten Sie die Entscheidung schriftlich fest. Zum Beispiel: „Bestellwert 8.000 £. Produkt ist nicht reguliertes Haushaltswaren-Segment. Identitäts- und Musterprüfungen sind unauffällig. Wir leisten eine Anzahlung von 30 %, prüfen vor der Restzahlung und halten die erste Bestellung unter drei Wochen erwarteten Umsatzes.“
Das ist eine nützlichere Aufzeichnung als „Lieferant geprüft“.
9. Eine Nachweismatrix, die sich tatsächlich nutzen lässt
Ich verwende dies als erste Seite einer Lieferantenakte. Fügen Sie für jeden Punkt ein Datum und einen Link oder eine gespeicherte Kopie hinzu.
| Nachweis | Was er belegt | Was er nicht beweist | Folgemaßnahme |
|---|---|---|---|
| Ergebnis des offiziellen Unternehmensregisters | Eine registrierte Einheit existiert; bestimmte öffentliche Angaben und Status | Dass der Kontakt sie vertritt, dass sie solvent ist oder dass sie Ihr Produkt liefern kann | Rechtlichen Namen, Nummer und Adresse mit Angebot und Rechnung abgleichen |
| VIES-USt-Validierung | Eine USt-IdNr. ist für den relevanten EU-grenzüberschreitenden Zweck zum Prüfzeitpunkt gültig | Qualität, Bestand, Markenautorisierung oder Zahlungseigentümerschaft | Ergebnis speichern; abgleichen, dass es zum rechtlichen Verkäufer passt |
| E-Mail von Firmendomain | Der Absender könnte mit der Kommunikation des Unternehmens verbunden sein | Vertretungsbefugnis, Eigentum oder ein sicheres Bankkonto | Unabhängig ermittelte Firmennummer anrufen |
| Videoanruf aus Lager oder Fabrik | Der Kontakt kann einen Standort und einige Abläufe zeigen | Dass der Standort im Eigentum steht, aktueller Bestand Ihnen gehört oder die Produktion der Spezifikation entspricht | Produktspezifische Fragen stellen; Adresse und Muster verifizieren |
| Produktmuster | Sie haben ein bestimmtes Exemplar des Produkts erhalten | Dass die Massenproduktion damit übereinstimmen wird | Spezifikation und Referenzmuster-Prozess in die Bestellung aufnehmen |
| Bestätigung des Bankzahlungsempfängers | Das Unternehmen bestätigt eine Reihe von Zahlungsdaten | Dass eine spätere Änderung echt ist oder dass die Lieferung garantiert ist | Jede Änderung über einen separaten Kanal erneut bestätigen |
| Bericht einer unabhängigen Inspektion | Befunde innerhalb des angegebenen Umfangs, Zeitpunkts und der Stichprobe | Die Qualität jeder Einheit oder die Gesamtzuverlässigkeit des Lieferanten | Umfang, Stichprobenverfahren und Datum lesen, bevor die Zahlung freigegeben wird |
Das Muster zählt mehr als die Menge der Unterlagen. Ich würde eine unabhängige Aufzeichnung plus eine produktspezifische Beobachtung fünf vom Lieferanten ausgestellten PDFs vorziehen, die dieselbe Behauptung wiederholen.
10. Warnsignale, die die Bestellung pausieren sollten
Ich pausiere und kläre das Problem, wenn ich Kombinationen wie diese sehe:
- rechtlicher Name, USt-IdNr., Rechnungsname und Bankzahlungsempfänger stimmen nicht überein;
- der Lieferant lehnt einen Rückruf, Videoanruf oder eine angemessene Bitte um Erklärung seiner Rolle ab;
- kurz vor der Zahlung erscheint ein neues Bankkonto, besonders in einem anderen Land;
- der angebliche Hersteller kann grundlegende Produkt- oder Produktionsfragen nicht beantworten;
- Fotos, Zertifikate oder Produktinformationen werden auf eine Weise wiederverwendet, die der Geschichte des Lieferanten widerspricht;
- das Angebot liegt deutlich unter vergleichbaren Angeboten, aber der Lieferant kann nicht erklären, warum;
- Druck, heute zu zahlen, ersetzt eine klare Erklärung der Bedingungen; oder
- ein Lieferant bittet Sie, eine Frage zu Compliance, Kennzeichnung oder Dokumentation zu ignorieren.
Ein einzelner Punkt mag eine vernünftige Erklärung haben. Mehrere ungeklärte Punkte sind eine Entscheidung. Dort würde ich die Bestellung stoppen, statt zu versuchen, das Bedenken wegzuverhandeln.
11. Eine 30-Minuten-Erstprüfung, dann die tiefere Prüfung vor der Bestellung
Die 30-Minuten-Erstprüfung
- Erstellen Sie eine Akte für den Lieferanten und verlangen Sie rechtlichen Namen, Nummer, Adresse, USt-IdNr. und Kontaktdaten.
- Durchsuchen Sie das relevante offizielle Register und, sofern zutreffend, VIES.
- Vergleichen Sie Namen und Adressen mit Website, Angebot und E-Mail-Domain.
- Fragen Sie, welche Rolle der Lieferant spielt und ob die Ware Lagerbestand oder Auftragsfertigung ist.
- Fordern Sie ein aktuelles Angebot, eine Produktspezifikation und einen Musterprozess an.
- Markieren Sie jede Unstimmigkeit als offen. Zahlen Sie nicht, solange eine offene Unstimmigkeit die vertragschließende Einheit oder die Bankdaten betrifft.
Das reicht aus, um zu entscheiden, ob Sie fortfahren. Ich würde es nicht als ausreichend behandeln, um eine große Überweisung freizugeben.
Die tiefere Prüfung vor der Bestellung
Ergänzen Sie vor der ersten nennenswerten Zahlung diese Schritte:
- Bestätigen Sie Person und Zahlungsdaten über einen unabhängigen Kontaktweg.
- Bewerten Sie das Muster gegen eine schriftliche Spezifikation.
- Normalisieren Sie das Angebot, einschließlich Lieferpunkt, Incoterm, Prüfung, Verpackung und Zahlungsbedingungen.
- Berechnen Sie die Landekosten, nicht nur den Einzelpreis.
- Entscheiden Sie, ob ein Audit, eine Inspektion oder eine fachliche Compliance-Prüfung verhältnismäßig ist.
- Legen Sie den Zahlungs- und Prüfplan für die erste Bestellung schriftlich fest.
- Speichern Sie Nachweise, Entscheidung und Nachprüfungsdatum an einem Ort.
Prüfen Sie den Lieferanten erneut, wenn sich etwas Wesentliches ändert: eine neue Einheit, ein neues Bankkonto, ein neuer Produktionsstandort, ein neues reguliertes Produkt oder eine deutlich größere Bestellung.
12. Was als Nächstes zu tun ist
Verifizieren Sie die Einheit. Verifizieren Sie dann die Person. Testen Sie das Produkt. Sorgen Sie dafür, dass der Zahlungsweg zum Verkäufer passt. Ich eskaliere, wenn die Kosten eines Fehlers größer sind als die Kosten einer weiteren Prüfung.
So gehe ich bei der Lieferantenprüfung vor. Es beseitigt nicht jedes Risiko. Es macht die Entscheidung bewusst, bevor Ihr Geld das Konto verlässt.
13. Häufig gestellte Fragen
Woher weiß ich, ob ein Großhandelslieferant seriös ist?
Es gibt keinen einzelnen Test. Prüfen Sie die juristische Person im offiziellen Register, bestätigen Sie den Kontakt unabhängig, bewerten Sie das Produkt und stellen Sie sicher, dass Rechnung und Bankzahlungsempfänger übereinstimmen. Ein Ergebnis aus Unternehmensregister oder USt-Prüfung ist ein hilfreicher Nachweis, keine Garantie.
Reicht eine USt-IdNr., um einen Lieferanten zu verifizieren?
Nein. Für grenzüberschreitende EU-USt-IdNrn. kann VIES die Nummer für diesen Zweck validieren, sofern verfügbar. Es beweist nicht, dass der Lieferant zuverlässig ist, Bestand besitzt, von einer Marke autorisiert ist oder das Ihnen genannte Bankkonto kontrolliert.
Sollte ich einem neuen Lieferanten eine Anzahlung leisten?
Eine Anzahlung kann üblich sein, besonders bei Auftragsfertigung. Verifizieren Sie vor der Zahlung Verkäufer und Bankdaten, verknüpfen Sie die Zahlung mit einer schriftlichen Bestellung und verringern Sie das Risiko, wo praktikabel, mit einem Muster, einem kleinen Testlauf, gestaffelten Zahlungen oder einer Vorversand-Inspektion.
Brauche ich für jeden neuen Lieferanten ein Werksaudit?
Nein. Ein Audit wird nützlicher, wenn die Bestellung groß ist, das Produkt individuell oder reguliert ist, der Lieferant erhebliche Leistungsansprüche stellt oder der mögliche Schaden bei Fehlschlag hoch ist. Eine geringwertigere Lagerbestellung braucht möglicherweise weniger als ein Private-Label-Produkt, das bestimmte Sicherheitsanforderungen erfüllen muss.
Was ist das größte Warnsignal bei der Zahlung an einen Lieferanten?
Eine Diskrepanz zwischen rechtlichem Verkäufer, Rechnung und Bankzahlungsempfänger verdient sofortige Aufmerksamkeit. Verifizieren Sie jede Änderung der Zahlungsdaten über eine separat ermittelte Telefonnummer oder einen anderen unabhängigen Kanal, bevor Sie Geld überweisen.
Dieser Artikel ist ein Leitfaden zur kommerziellen Sorgfaltsprüfung, keine Rechts-, Steuer-, Produktsicherheits- oder Finanzberatung. Produkt- und routenspezifische Pflichten können sich ändern. Prüfen Sie die zuständige Behörde oder holen Sie qualifizierten Rat ein, bevor Sie Ware auf einem Markt anbieten.
14. Nützliche weitere Lektüre
- Checkliste zur Prüfung von Großhandelslieferanten
- Wie Sie Großhandelslieferanten in Europa finden
- Hersteller vs. Großhändler vs. Distributor vs. Einkaufsagent
- Wie Sie ein Produktmuster anfordern und bewerten
- Wie Sie Großhandelsangebote von Lieferanten vergleichen
- Wie Sie die Landekosten für UK- und EU-Importe berechnen
