Wie Sie Handelsregistereintrag, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Bankverbindung eines Lieferanten prüfen

1. Was diese Prüfung feststellen kann

Die Prüfung kann helfen festzustellen:

• welcher Rechtsträger im relevanten Register erscheint;
• ob die angegebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten für die relevante Prüfung validiert werden kann;
• ob Angebot, Rechnung, Bestellung und Zahlungsanforderung denselben Verkäufer benennen;
• ob ein Handelsname, eine Konzerngesellschaft oder ein Zahlungsdienstleister erklärt wurde; und
• ob eine geänderte Bankanweisung außerhalb des ursprünglichen Nachrichtenverlaufs bestätigt wurde.

Sie kann nicht feststellen, dass der Lieferant solvent ist, Ware besitzt, das Produkt herstellt, von einer Marke autorisiert ist, pünktlich liefert oder jede Produktvorschrift in Ihrem Zielmarkt einhält.

Diese Unterscheidung ist der Kern. Sie gleichen Identität und Zahlungsanweisung ab, Sie kaufen keine Garantie.

2. Legen Sie eine Akte an, bevor Sie recherchieren

Sichern Sie zunächst die Dokumente, die Sie bereits haben. Verwenden Sie wo möglich die Originaldateien, nicht nur Screenshots aus einem Chat.

Versehen Sie jeden Nachweis mit einer Version oder einem Datum. Sendet ein Lieferant eine überarbeitete Rechnung, behalten Sie die alte und notieren Sie genau, was sich geändert hat.

Die Akte sollte Abweichungen sichtbar machen. Eine lange E-Mail-Kette kann einen geänderten Zahlungsempfänger verbergen. Eine einzige Tabelle macht ihn offensichtlich.

3. Prüfen Sie den Rechtsträger im richtigen Register

Nutzen Sie das amtliche Unternehmens- oder Gewerberegister des Landes, in dem der Lieferant seinen Sitz angibt. Verwenden Sie keine kostenpflichtige Datenseite als einzigen Nachweis, wenn das amtliche Register verfügbar ist.

Für ein britisches Unternehmen bietet der Companies-House-Suchdienst öffentliche Unternehmensinformationen. Die zugehörige GOV.UK-Anleitung erklärt, dass der Dienst Angaben wie eingetragenen Namen, Unternehmensnummer, eingetragenen Sitz, Status, Einreichungshistorie und Angaben zu leitenden Personen anzeigen kann. Sie weist auch darauf hin, dass die öffentlichen Informationen nicht vollständig sind und nicht als umfassende Quelle für Gesellschaftsrecht oder Unternehmensinformationen behandelt werden sollten.

Ich erfasse:

• exakten eingetragenen Namen und Nummer;
• eingetragene Geschäftsadresse;
• Rechtsform und Status;
• kürzliche Namens- oder Adressänderungen;
• Einreichungs- oder Insolvenzinformationen, die die Entscheidung beeinflussen können; und
• Datum und Link zum Ergebnis.

Andere Länder nutzen andere Register und geben andere Felder frei. Finden Sie die relevante nationale Quelle. Können Sie das Register nicht identifizieren, notieren Sie dies als offenen Punkt, statt es durch ein kommerzielles Verzeichnisprofil zu ersetzen.

Das Ergebnis stützt eine enge Schlussfolgerung: Ein Rechtsträger mit diesen öffentlichen Angaben erscheint zum Prüfzeitpunkt im Register. Es beweist nicht, dass die kontaktierende Person für diesen Rechtsträger arbeitet oder dass dieser das Konto der Zahlungsanforderung kontrolliert.

4. Validieren Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, und verstehen Sie dann ihre Grenzen

Nennt Ihnen ein EU-Lieferant eine EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, nutzen Sie den MIAS-Bestätigungsdienst der Europäischen Kommission, soweit für die Transaktion relevant. Speichern Sie die geprüfte Nummer, den gewählten Mitgliedstaat, das Ergebnis und das Datum.

Das Ergebnis ist für einen Konsistenzabgleich nützlich. Vergleichen Sie Land und rechtlichen Namen mit Angebot und Registerergebnis. Wird der Name nicht zurückgegeben, ist der Dienst nicht verfügbar oder gehört die Nummer zu einem anderen Rechtsträger, bitten Sie den Lieferanten um eine Erklärung, bevor Sie fortfahren.

MIAS ist kein Sorgfaltsprüfungsbericht. Eine USt-Validierung beweist nicht:

• dass das Unternehmen zuverlässig oder finanziell solide ist;
• dass die E-Mail-Absenderin oder der -Absender autorisiert ist;
• dass der Lieferant die Ware besitzt;
• dass die Produkte echt oder konform sind; oder
• dass der Bankzahlungsempfänger vom umsatzsteuerlich registrierten Rechtsträger kontrolliert wird.

Verwenden Sie ein USt-Ergebnis nicht als Antwort auf eine Frage zur Bankverbindung. Es ist ein Feld in der Abgleichsakte.

5. Gleichen Sie Namen und Adressen ab

Stellen Sie nun die angegebenen Werte den unabhängig geprüften Werten gegenüber.

Nicht jede Abweichung ist ein Betrugsindiz. Ein Handelsname kann über einem Rechtsträger stehen. Eine Konzerngesellschaft kann für Ware fakturieren, die eine andere Gesellschaft herstellt. Ein Zahlungsdienstleister oder eine Finanzgesellschaft kann Gelder im Rahmen einer vereinbarten Regelung entgegennehmen.

Es geht nicht darum, jede komplexe Struktur abzulehnen. Es geht darum, die Struktur offenzulegen, zu dokumentieren, wer mit Ihnen vertraglich verbunden ist, und zu verifizieren, dass der Zahlungsweg zur Erklärung passt.

6. Gleichen Sie den Bankzahlungsempfänger separat ab

Den Bankzahlungsempfänger behandle ich am sorgfältigsten, weil eine Überweisung nach Freigabe schwer rückgängig zu machen sein kann.

Bitten Sie den Lieferanten, Folgendes anzugeben:

• den vollständigen Namen des Zahlungsempfängers;
• die Beziehung des Zahlungsempfängers zum Vertragspartner;
• Bankland und Währung;
• die Kontokennung oder die letzten vier Zeichen, soweit angemessen; und
• die Rechnungs- oder Bestellreferenz, die die Zahlung begleichen soll.

Weicht der Zahlungsempfänger vom rechtlichen Verkäufer ab, bitten Sie um den kommerziellen Grund und Belege. Akzeptieren Sie nicht „unsere Finanzabteilung" als vollständige Erklärung.

Rufen Sie bei einer ersten Zahlung oder jeder Änderung einer bestehenden Anweisung eine unabhängig ermittelte Nummer an. Nutzen Sie die Unternehmenswebsite, ein amtliches Register, einen zuvor verifizierten Kontakt oder einen anderen Weg, der nicht in der Änderungsnachricht angegeben wurde. Bestätigen Sie Zahlungsempfänger und Rechnungsreferenz mit jemandem, der die Anweisung verifizieren kann.

Notieren Sie:

Rufen Sie nicht die Nummer aus der verdächtigen E-Mail an, wenn Sie genau diese E-Mail prüfen. Sie könnte zur selben Person führen, die die Anfrage gestellt hat.

7. Praxisbeispiel: ein reales Unternehmen mit dem falschen Zahlungsempfänger

Stellen Sie sich vor, ein Lieferant stellt sich als Northstar Homeware vor. Sie finden Northstar Homeware Ltd im britischen Register. Das Unternehmen ist aktiv, der eingetragene Sitz liegt in Manchester.

Die Proforma-Rechnung wird jedoch von Northstar Trading ausgestellt. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gehört zu einem anderen Rechtsträger, und der Bankzahlungsempfänger ist der Name einer Einzelperson in einem anderen Land.

Ich würde aus der ersten Abweichung allein nicht auf „Betrug" schließen. Ich würde die Zahlung zurückhalten und Folgendes anfordern:

1. eine korrigierte Rechnung mit dem tatsächlichen Vertragspartner;
2. eine schriftliche Erklärung der Beziehung zwischen Northstar Homeware Ltd, Northstar Trading und dem einzelnen Zahlungsempfänger;
3. Belege für jede Konzern-, Zahlungsdienstleister- oder Finanzierungsregelung; und
4. eine unabhängige Bestätigung über einen öffentlichen Unternehmenskontakt, nicht nur den ursprünglichen Verkaufsverlauf.

Ist die Antwort stimmig und unabhängig bestätigt, wird der Punkt zu einer dokumentierten Kontrolle. Ändert sich die Antwort, verweigert der Lieferant einen Rückruf oder lässt sich der Zahlungsempfänger nicht erklären, stoppe ich die Zahlung.

Das Beispiel ist bewusst gewöhnlich. Zahlungsumleitung gelingt oft, weil jede einzelne Abweichung weggeredet wird, während niemand die gesamten Felder vergleicht.

8. Stopp-Regeln

Ich stoppe oder halte die Zahlung zurück, wenn:

• der rechtliche Name auf der Rechnung nicht mit dem beabsichtigten Vertragspartner übereinstimmt;
• Register- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ohne dokumentierte Erklärung einem anderen Rechtsträger gehören;
• der Lieferant sich weigert, den Vertragspartner zu benennen;
• kurz vor der Zahlung ein neuer Zahlungsempfänger eingeführt wird;
• die einzige Bestätigung für eine Bankänderung derselbe E-Mail-Verlauf ist, der sie ankündigte;
• der Zahlungsempfänger in einem anderen Land sitzt und der Lieferant dies nicht erklären kann;
• der Kontakt keinen unabhängigen Rückruf zulässt; oder
• der Lieferant Sie drängt, vor Klärung der Abweichung zu zahlen.

Ein Zurückhalten ist kein Urteil. Es ist eine Kontrolle. Benennen Sie die Nachweise, die für die Freigabe nötig sind, und behalten Sie die vorherigen Dokumente in der Akte.

9. Wie es weitergeht

Sobald Identität und Zahlungsweg übereinstimmen, setzen Sie die übrige Lieferantenprüfung fort. Bestätigen Sie Kontaktvollmacht, Produktfähigkeit, Muster, Bedingungen und marktspezifische Nachweise.

Nutzen Sie die Lieferanten-Verifizierungscheckliste, um jede Prüfung zu dokumentieren. Änderte sich die Zahlungsanforderung spät im Prozess, lesen Sie den Leitfaden zu Lieferanten-Zahlungsbetrug, bevor Sie Gelder freigeben. Für eine umfassendere Entscheidung kehren Sie zum Leitfaden zur Lieferantenprüfung zurück.

Dies ist eine allgemeine operative Anleitung, keine Rechts-, Steuer-, Bank- oder Finanzberatung. Register- und USt-Dienste haben ihren eigenen Anwendungsbereich und ihre Grenzen. Prüfen Sie die zuständige Behörde und holen Sie bei einer wesentlichen oder komplexen Transaktion qualifizierte Beratung ein.

10. Häufig gestellte Fragen

Beweist ein Handelsregistereintrag, dass ein Lieferant seriös ist?

Nein. Er stützt die Schlussfolgerung, dass ein Rechtsträger im relevanten Register erscheint. Er beweist nicht, dass der Kontakt befugt ist, dass der Rechtsträger das Bankkonto kontrolliert oder dass der Lieferant das Produkt wie versprochen liefern kann.

Beweist MIAS, dass ein Lieferant sicher ist?

Nein. MIAS kann eine nützliche USt-Nummer-Validierung für eine relevante grenzüberschreitende EU-Prüfung sein. Es bietet kein Lieferanten-Audit, keine Bonitätseinschätzung, keine Prüfung der Markenautorisierung und keine Bestätigung des Bankkontos.

Kann ein Lieferant einen anderen Bankzahlungsempfänger nutzen?

Manchmal gibt es eine legitime Konzerngesellschaft, einen Zahlungsdienstleister oder eine Finanzierungsregelung. Fragen Sie schriftlich nach der Beziehung und bestätigen Sie sie über einen unabhängigen Kontaktweg, bevor Sie zahlen. Lässt sie sich nicht erklären, stoppen Sie.

Was tun, wenn ein Lieferant die Bankverbindung ändert?

Behandeln Sie das als neuen Verifizierungsvorgang. Bewahren Sie die alte Anweisung auf, kontaktieren Sie den Lieferanten über einen etablierten Weg und bestätigen Sie die neuen Angaben mit einer dazu befugten Person. Verlassen Sie sich nicht allein auf die Änderungs-E-Mail.

Wie oft sollte ich die Prüfung wiederholen?

Wiederholen Sie sie, wenn sich das Risiko ändert: ein neuer Rechtsträger, ein neues Produkt, ein neuer Markt, ein neues Bankkonto, ein neuer Lieferantenkontakt, ein neuer Produktionsstandort oder eine deutlich größere Bestellung. Bewahren Sie Datum und Nachweis jeder Überprüfung auf.