Un número de empresa real no hace segura una factura. Un número de IVA válido no demuestra que la cuenta bancaria pertenezca al proveedor. La solicitud de pago necesita su propia comprobación.
Mi proceso es simple:
- reunir los documentos y datos declarados por el proveedor;
- comprobar la entidad en el registro oficial correspondiente;
- validar el número de IVA cuando proceda;
- conciliar cada nombre, número, dirección y beneficiario; y
- confirmar cualquier instrucción de pago nueva o modificada a través de una vía de contacto independiente.
Si esos campos no cuentan una historia coherente, pauso el pago. No trato la discrepancia como un detalle administrativo solo porque el sitio web parezca profesional.
Esta guía es deliberadamente acotada. Cubre la conciliación de identidad y del destino del pago. El proceso de verificación de proveedores más amplio también comprueba la autoridad del contacto, la capacidad de producto, las muestras, las condiciones comerciales y la inspección.
1. Qué puede establecer esta comprobación
La comprobación puede ayudarle a establecer:
- qué entidad legal aparece en el registro pertinente;
- si el número de IVA declarado por el proveedor puede validarse para la comprobación pertinente;
- si el presupuesto, la factura, la orden de compra y la solicitud de pago nombran al mismo vendedor;
- si se ha explicado un nombre comercial, una empresa del grupo o un agente de pago; y
- si una instrucción bancaria modificada se ha confirmado fuera del hilo de mensajes original.
No puede establecer que el proveedor sea solvente, sea propietario del stock, fabrique el producto, esté autorizado por una marca, vaya a entregar a tiempo o cumpla con todas las normas de producto en su mercado de destino.
Esa distinción es la clave. Usted está conciliando la identidad y las instrucciones de pago, no comprando una garantía.
2. Cree un único registro antes de buscar
Empiece guardando los documentos que ya tiene. Utilice los archivos originales siempre que sea posible, no solo capturas de pantalla copiadas en un chat.
| Documento o registro de origen | Campos a recoger |
|---|---|
| Sitio web y firma de correo electrónico | Nombre comercial, dominio, teléfono, dirección y contacto identificado |
| Presupuesto o factura proforma | Nombre legal, dirección, número de registro, número de IVA, producto, divisa, fecha e instrucciones de pago |
| Orden de compra o contrato | Entidad contratante, versión de producto, cantidad, precio, condiciones de entrega e hitos de pago |
| Instrucción bancaria | Nombre del beneficiario, país del banco, identificador de cuenta, divisa y fecha de recepción |
| Resultado del registro oficial | Nombre registrado, número, dirección, estado y fecha de comprobación |
| Resultado de validación de IVA | Número de IVA, Estado miembro, resultado y fecha de comprobación |
| Nota de la llamada de confirmación | Número obtenido de forma independiente, persona contactada, qué se confirmó y cuándo |
Dé a cada registro una versión o fecha. Si un proveedor envía una factura revisada, conserve la antigua y anote exactamente qué cambió.
El registro debe hacer visibles las discrepancias. Una cadena larga de correos puede ocultar un beneficiario modificado. Una única tabla lo hace evidente.
3. Compruebe la entidad legal en el registro correcto
Utilice el registro oficial de empresas o comercial del país donde el proveedor dice estar establecido. No utilice una página de datos de pago como única evidencia cuando el registro oficial esté disponible.
Para una empresa del Reino Unido, el servicio de búsqueda de Companies House proporciona información pública de la empresa. La orientación relacionada de GOV.UK explica que el servicio puede mostrar datos como el nombre registrado, el número de empresa, el domicilio social, el estado, el historial de presentaciones y la información de los administradores. También advierte de que la información pública no es exhaustiva y no debe tratarse como fuente completa de derecho de sociedades o información.
Yo registro:
- el nombre y el número registrados exactos;
- la dirección del domicilio social;
- el tipo de entidad y el estado;
- cambios recientes de nombre o dirección;
- información de presentaciones o de insolvencia que pueda afectar a la decisión; y
- la fecha y el enlace del resultado.
Otros países utilizan registros distintos y revelan campos diferentes. Encuentre la fuente nacional pertinente. Si no puede identificar el registro, anótelo como un punto abierto en lugar de sustituirlo por el perfil de un directorio comercial.
El resultado respalda una conclusión acotada: una entidad con estos datos públicos aparece en el registro en el momento comprobado. No demuestra que la persona que le contacta trabaje para esa entidad ni que la entidad controle la cuenta de la solicitud de pago.
4. Valide el número de IVA y después entienda sus límites
Para un proveedor de la UE que le facilite un número de IVA de la UE, utilice el servicio de validación de números de IVA VIES de la Comisión Europea, cuando sea pertinente para la transacción. Guarde el número comprobado, el Estado miembro seleccionado, el resultado y la fecha.
El resultado es útil como comprobación de coherencia. Compare el país y el nombre legal con el presupuesto y el resultado del registro. Si el nombre no se devuelve, el servicio no está disponible o el número pertenece a otra entidad, pida al proveedor que lo explique antes de continuar.
VIES no es un informe de diligencia debida. Una validación de IVA no demuestra:
- que la empresa sea fiable o solvente;
- que la persona que le escribe esté autorizada;
- que el proveedor sea propietario de la mercancía;
- que los productos sean genuinos o conformes; o
- que el beneficiario bancario esté controlado por la entidad registrada a efectos de IVA.
No utilice un resultado de IVA como respuesta a una pregunta sobre datos bancarios. Es un campo más del registro de conciliación.
5. Concilie los nombres y las direcciones
Ahora coloque los valores declarados junto a los valores comprobados de forma independiente.
| Campo | Valor declarado por el proveedor | Valor comprobado de forma independiente | Qué hacer si difieren |
|---|---|---|---|
| Nombre legal | Presupuesto, factura y contrato | Registro mercantil o nacional | Preguntar qué entidad contrata y solicitar un documento corregido |
| Nombre comercial | Sitio web y firma de correo electrónico | Vínculo por escrito con la entidad legal | Pedir la relación por escrito |
| Número de registro | Factura o correo del proveedor | Registro oficial | Detenerse si el número pertenece a otra entidad |
| Número de IVA | Factura y presupuesto | VIES o autoridad fiscal nacional | Comprobar el país, el nombre y la pertinencia para la transacción |
| Dirección registrada | Factura y contrato | Registro oficial | Preguntar si el almacén o la fábrica son distintos |
| Beneficiario bancario | Solicitud de pago | Entidad contratante y llamada de confirmación independiente | No pagar hasta que la diferencia esté explicada y verificada |
| Contacto | Remitente del correo | Vía pública de la empresa o centralita | Confirmar que la persona está autorizada a presupuestar y cambiar datos de pago |
No toda diferencia es evidencia de fraude. Un nombre comercial puede estar por encima de una entidad legal. Una empresa del grupo puede facturar mercancía fabricada por otra empresa. Un servicio de pago o una financiera puede recibir fondos bajo un acuerdo pactado.
La tarea no es rechazar toda estructura compleja. Es hacer explícita la estructura, documentar quién contrata con usted y verificar que la ruta de pago coincide con la explicación.
6. Concilie el beneficiario bancario por separado
El beneficiario bancario es el campo que trato con más cuidado, porque una transferencia puede ser difícil de revertir una vez liberada.
Pida al proveedor que declare:
- el nombre completo del beneficiario;
- la relación del beneficiario con la entidad contratante;
- el país y la divisa del banco;
- el identificador de cuenta o los últimos cuatro caracteres, cuando proceda; y
- la referencia de factura o pedido que el pago debe liquidar.
Si el beneficiario es distinto del vendedor legal, pida el motivo comercial y la documentación justificativa. No acepte "nuestro departamento financiero" como toda la explicación.
Para un primer pago o cualquier cambio en una instrucción existente, llame a un número obtenido de forma independiente. Utilice el sitio web de la empresa, un registro oficial, un contacto verificado anteriormente u otra vía que no figurara en el mensaje de cambio. Confirme el beneficiario y la referencia de la factura con alguien que pueda verificar la instrucción.
Anote:
| Campo de la llamada de confirmación | Registro |
|---|---|
| Número utilizado | Dónde lo encontró |
| Persona contactada | Nombre y cargo |
| Qué confirmaron | Beneficiario, últimos dígitos de la cuenta, factura e importe |
| Fecha y hora | Cuándo se produjo la confirmación |
| Decisión | Aprobado, abierto, en espera o detenido |
No llame al número del correo sospechoso si está comprobando ese correo. Podría llevarle a la misma persona que envió la solicitud.
7. Ejemplo práctico: una empresa real con el beneficiario equivocado
Imagine que un proveedor se presenta como Northstar Homeware. Encuentra Northstar Homeware Ltd en el registro del Reino Unido. La empresa está activa y el domicilio social está en Manchester.
Sin embargo, la factura proforma la emite Northstar Trading. El número de IVA corresponde a una entidad distinta, y el beneficiario bancario es el nombre de una persona física en otro país.
No concluiría "fraude" a partir de la primera discrepancia por sí sola. Pondría el pago en espera y pediría:
- una factura corregida que nombre a la entidad contratante;
- una explicación por escrito de la relación entre Northstar Homeware Ltd, Northstar Trading y el beneficiario individual;
- evidencia justificativa de cualquier acuerdo de grupo, agente de pago o financiera; y
- confirmación independiente desde un contacto público de la empresa, no solo el hilo de ventas original.
Si la respuesta es coherente y se confirma de forma independiente, la cuestión pasa a ser un control registrado. Si la respuesta cambia, el proveedor rechaza una llamada de confirmación o el beneficiario no puede explicarse, detengo el pago.
El ejemplo es deliberadamente corriente. El desvío de pagos a menudo tiene éxito porque cada discrepancia individual se explica por separado mientras nadie compara el conjunto completo de campos.
8. Reglas de parada
Detengo o retengo el pago cuando:
- el nombre legal de la factura no coincide con la entidad con la que pretendía contratar;
- el número de registro o de IVA pertenece a otra entidad sin una explicación documentada;
- el proveedor se niega a nombrar a la entidad contratante;
- se introduce un nuevo beneficiario justo antes del pago;
- la única confirmación de un cambio bancario es el mismo hilo de correo que lo anunció;
- el beneficiario está en otro país y el proveedor no puede explicar por qué;
- el contacto no permite una llamada de confirmación independiente; o
- el proveedor presiona para que pague antes de resolver la discrepancia.
Una retención no es un veredicto. Es un control. Indique la evidencia necesaria para liberar el pago y conserve los documentos anteriores en el registro.
9. Qué hacer a continuación
Una vez que la identidad y la ruta de pago concuerden, continúe con el resto de la comprobación del proveedor. Confirme la autoridad del contacto, la capacidad de producto, la muestra, las condiciones y la evidencia específica del mercado.
Utilice la lista de verificación de proveedores para registrar cada comprobación. Si la solicitud de pago cambió avanzado el proceso, lea la guía de fraudes de pago a proveedores antes de liberar los fondos. Para una decisión más amplia, vuelva a cómo verificar un proveedor al por mayor.
Esta es una orientación operativa general, no asesoramiento legal, fiscal, bancario o financiero. Los servicios de registro y de IVA tienen su propio alcance y limitaciones. Consulte a la autoridad pertinente y obtenga asesoramiento cualificado para una transacción significativa o compleja.
10. Preguntas frecuentes
¿Un registro mercantil demuestra que un proveedor es legítimo?
No. Respalda la conclusión de que una entidad aparece en el registro pertinente. No demuestra que el contacto esté autorizado, que la entidad controle la cuenta bancaria ni que el proveedor pueda suministrar el producto como se prometió.
¿VIES demuestra que un proveedor es seguro?
No. VIES puede ser una validación útil del número de IVA para una comprobación transfronteriza pertinente de la UE. No proporciona una auditoría de proveedor, una opinión de crédito, una comprobación de autorización de marca ni una confirmación de cuenta bancaria.
¿Puede un proveedor utilizar un beneficiario bancario distinto?
A veces existe una empresa del grupo, un agente de pago o un acuerdo financiero legítimos. Pida la relación por escrito y confírmela a través de una vía de contacto independiente antes de pagar. Si no puede explicarse, deténgase.
¿Qué debo hacer cuando un proveedor cambia los datos bancarios?
Trátelo como un nuevo evento de verificación. Conserve la instrucción anterior, contacte con el proveedor a través de una vía establecida y confirme los nuevos datos con alguien autorizado para hacerlo. No confíe únicamente en el correo de cambio.
¿Con qué frecuencia debo repetir la comprobación?
Repítala cuando cambie el riesgo: una nueva entidad legal, producto, mercado, cuenta bancaria, contacto del proveedor, emplazamiento de producción o un pedido significativamente mayor. Conserve la fecha y la evidencia de cada revisión.