Никога не приемайте промяна на банковите данни, изпратена по имейл, за потвърдена само защото се появява в съществуваща имейл кореспонденция.
Моето правило е две минути съпротива преди да се преместят парите:
- спрете плащането;
- запазете старата инструкция и новото съобщение;
- намерете надежден контакт по независим път;
- потвърдете бенефициента, сметката и фактурата с упълномощено лице; и
- запишете решението, преди някой да освободи превода.
Ако не можете да завършите тази последователност, задръжте плащането.
Това не е общ контролен списък за киберсигурност. Това е контрола за момента, в който доставчик, представител или колега поиска да изпратите пари на различна сметка от вече записаната.
1. Как изглежда отклоняването на плащане към доставчик
Измамата с фактури или платежни нареждания се случва, когато някой се представя за доставчик или друга доверена организация и Ви убеждава да изпратите пари на нова или изменена сметка. Съобщението може да пристигне по имейл, телефон, текстово съобщение или приложение за съобщения. То може да следва реална оферта или фактура.
Ръководството на UK Finance Take Five за бизнеса описва престъпници, представящи се за доверени доставчици на услуги, които предоставят нови или изменени банкови данни. Указанията препоръчват потвърждаване на банковите данни директно с компанията, поставяне под въпрос на промените и незабавен контакт с Вашата банка, ако смятате, че сте станали жертва на измама.
Съобщението може да изглежда убедително, защото подателят знае продукта, номера на поръчката, датата на доставка или имената на хора в бизнеса. Познаването не е потвърждение. Истинска имейл кореспонденция може да бъде компрометирана, копирана или имитирана.
Практическият риск е прост: Вие вярвате, че плащате на истински доставчик, но бенефициентът се контролира от някой друг.
2. Двуминутната процедура за спиране
Използвайте я винаги, когато доставчик изпрати нови банкови данни, поиска спешно плащане или промени бенефициента по фактура.
1. Спрете превода
Не кликайте върху линка за плащане, не редактирайте записа за доставчика и не отговаряйте с потвърждение, че промяната е приета. Кажете на лицето, отговорно за плащането, че инструкцията е задържана.
2. Запазете доказателствата
Запазете имейла, прикачения файл, фактурата, заглавните данни на съобщението, ако са налични, и предишните банкови данни. Отбележете кога е пристигнала промяната, кой я е изпратил и каква причина е посочена.
3. Използвайте независим път за контакт
Намерете телефонен номер или имейл адрес от уебсайта на доставчика, по-ранен потвърден запис, подписан договор или друг надежден източник. Не използвайте контактните данни от подозрителното съобщение за промяна.
4. Задайте конкретен потвърждаващ въпрос
Потвърдете точното юридическо име на бенефициента, държавата на банката, крайните цифри на сметката, номера на фактурата, сумата и причината за промяната. Попитайте дали лицето, потвърждаващо искането, е упълномощено да променя платежни данни.
5. Запишете решението
Отбележете искането като потвърдено, отворено, задържано или спряно. Не оставяйте неотговорен въпрос да изчезне във входящата поща.
Ако плащането вече е изпратено, свържете се незабавно с Вашата банка. Използвайте съответния път за докладване на измами за Вашата държава. В UK Take Five насочва жертвите да докладват измама чрез Report Fraud. Не чакайте доставчикът да потвърди, че нещо се е объркало.
3. Предупредителните знаци имат по-голямо значение в комбинация
Един необичаен детайл може да има легитимно обяснение. Няколко заедно са причина да спрете.
| Сигнал | Какво може да означава | Какво бих направил |
|---|---|---|
| Нов бенефициент | Истинска банкова промяна, групова компания или отклоняване на плащане | Проверете чрез познат контакт, преди да редактирате записа за доставчика |
| Спешен срок | Търговски срок или тактика на натиск | Забавете процеса и изисквайте обичайното одобрение |
| Различен имейл домейн | Нова система, агенция или имитация | Сравнете домейна знак по знак и се обадете независимо |
| Нова държава или валута на банката | Групова каса или променен маршрут | Попитайте защо е сменена държавата и кой притежава сметката |
| Промени в номера на фактурата или сумата | Коригирана фактура или манипулация на документ | Сравнете старите и новите файлове и поискайте ясен запис за промяната |
| Искане да се пази в тайна | Чувствителен търговски въпрос или социално инженерство | Ескалирайте до друго лице и не плащайте сам |
| Отказ от обратно обаждане | Труден контакт или опит за контрол над канала | Задръжте плащането |
| Доставчикът казва „просто отговорете на този имейл“ | Удобно потвърждение или компрометирана кореспонденция | Използвайте отделен път и потвърдете данните сами |
Най-тревожната комбинация е променен бенефициент, спешност и искане да се пропусне обичайното обратно обаждане. Бих спрял дори ако продуктът, цената и подписът на имейла изглеждат познати.
4. Първо плащане и променено плащане са различни рискове
Първото плащане към нов доставчик изисква проверка на самоличността и бенефициента. Промяна на банковите данни на съществуващ доставчик изисква тази проверка отново, защото старата връзка на доверие може да се използва, за да накара новото искане да изглежда рутинно.
За първо плащане запишете:
- юридическия продавач;
- офертата и референцията на фактурата;
- името на бенефициента и държавата на банката;
- лицето, одобрило доставчика; и
- независимото потвърждение на дестинацията на плащането.
За променено плащане запазете също:
- стария запис за бенефициента;
- точното съобщение, изискващо промяната;
- посочената причина;
- новия бенефициент и данните на сметката;
- лицето, потвърдило промяната независимо; и
- второто одобрение, преди записът за доставчика да бъде редактиран.
Не презаписвайте старите банкови данни, сякаш никога не са съществували. История на промените е част от контрола.
5. Изградете контрол на банковите данни за малък екип
Не Ви е необходим голям финансов отдел, за да създадете полезен процес. Нужен Ви е назначен отговорник и втори чифт очи за изключенията.
| Поле на контрола | Какво да записвате |
|---|---|
| Доставчик | Юридическо име и идентификатор на доставчика |
| Съществуващ бенефициент | Записано име, държава и крайни цифри на сметката |
| Искане за промяна | Дата, подател, фактура и причина |
| Независим контакт | Номер или имейл, намерен извън съобщението за промяна |
| Потвърждение | Лице, роля, потвърдени данни и дата |
| Одобряващ едно | Име и решение |
| Одобряващ две | Име и решение |
| Актуализация на записа за доставчика | Кой го е променил и кога |
| Освобождаване на плащането | Фактура, сума, дата и финална проверка |
За бизнес с едно лице втората проверка може да бъде съзнателна пауза и обаждане от отделен източник. За малък екип направете така, че лицето, поискало промяната, да е различно от лицето, което я одобрява, когато е възможно.
Целта не е бюрокрация. Целта е да се затрудни едно убедително съобщение да смени сметката и да освободи плащането, без някой да зададе втори въпрос.
6. Сценарий за отговор, който можете да използвате
Не е нужно да обвинявате доставчика в измама. Можете да заявите контрола ясно:
Благодарим за актуализацията. Ние не сменяме банковите данни на доставчик само по имейл искане. Плащането е задържано, докато потвърдим бенефициента чрез установения ни път за контакт. Моля, не изпращайте заместващи инструкции, докато не завършим тази проверка.
Ако искането е легитимно, истинският доставчик би трябвало да разбере защо проверявате. Ако подателят се ядоса, настоява за тайна или засили натиска, запишете това като допълнителен сигнал и задръжте плащането.
7. Ако искането вече е платено
Действайте бързо и запазете фактическия тон на отговора.
- Свържете се незабавно с Вашата банка и обяснете, че подозирате отклоняване на плащане или измама с представяне.
- Запазете имейла, фактурата, банковите данни, бележките от разговора и референцията на плащането.
- Свържете се с истинския доставчик чрез познат път, за да потвърдите какво се е случило.
- Докладвайте инцидента чрез съответния орган. Читателите в UK могат да използват Report Fraud. Читателите другаде трябва да използват националния си път за докладване на измами.
- Проверете дали същият подател или бенефициент се появява в други записи за доставчици.
- Прегледайте кой може да редактира банковите данни на доставчиците и кой може да одобрява плащания.
Не си обещавайте, че банката ще възстанови превода. Попитайте банката каква информация й е необходима и следвайте нейния процес. Непосредствената цел е да ограничите допълнителна загуба и да запазите доказателствата.
8. Как да поддържате стария запис полезен
Контролите за плащания към доставчици се провалят, когато доказателствата са разпръснати. Поддържайте една папка или запис за всеки доставчик със:
- юридическата самоличност на доставчика;
- одобрените банкови данни и датата, на която са потвърдени;
- офертите и фактурите;
- контактите и независимите телефонни номера;
- предишните потвърждения на плащания;
- промените и одобренията; и
- следващата дата за преглед.
Когато доставчик промени адреса си, юридическото си лице, контакта, продукта или банковата си сметка, отворете отново съответните проверки. Смяната на банка не е единственото събитие, което може да промени риска за плащане.
9. Какво да направите след това
Използвайте ръководството за съгласуване на самоличността, ДДС номера и банковите данни на доставчика, за да сравните юридическия продавач и бенефициента поле по поле. Пазете контролния списък за проверка заедно със записа за покупката. След това се върнете към пълния процес за проверка на доставчик за проверки на продукта, капацитета и условията.
Това е общо оперативно ръководство, а не банков, правен, кибер-сигурностен или финансов съвет. Пътищата за докладване и банковите процедури варират според държавата. Използвайте актуалните указания на Вашата банка и съответния орган.
10. Често задавани въпроси
Сменената банкова сметка автоматично измама ли е?
Не. Доставчиците могат да сменят банки, групови компании или платежни доставчици. Промяната все пак трябва да се третира като непотвърдена, докато не я проверите чрез надежден път и не запишете кой я е одобрил.
Мога ли да потвърдя промяната, като отговоря на същия имейл?
Това не е достатъчно. Истинска имейл кореспонденция може да е била компрометирана или имитирана. Използвайте независимо намерен телефонен номер или друг установен път.
Трябва ли да изпратя малко тестово плащане?
Малко тестово плащане може да бъде един от контролите за нов доставчик, но не заменя проверката на самоличността и независимото потвърждение. Използвайте процеса, поддържан от Вашата банка, и не приемайте, че тестово плащане доказва по-широките пълномощия на бенефициента.
Какво, ако доставчикът каже, че промяната е спешна?
Спешността е причина да забавите, а не причина да премахнете проверката. Кажете на доставчика, че плащането е задържано, докато бенефициентът не бъде потвърден чрез обичайния Ви процес.
Какво да направя, ако вече съм платил на грешната сметка?
Свържете се незабавно с Вашата банка, запазете доказателствата и докладвайте инцидента чрез съответния орган. Свържете се с истинския доставчик чрез познат път и прегледайте другите плащания, които може да са засегнати.