Реален фирмен номер не прави фактурата безопасна. Валиден ДДС номер не доказва, че банковата сметка принадлежи на доставчика. Искането за плащане все още се нуждае от собствена проверка.
Моят процес е прост:
- запазвам документите и заявените данни на доставчика;
- проверявам юридическото лице в подходящия официален регистър;
- валидирам ДДС номера, където е приложимо;
- съгласувам всяко име, номер, адрес и бенефициент; и
- потвърждавам всяка нова или променена платежна инструкция чрез независим път за контакт.
Ако тези полета не разказват една съгласувана история, спирам плащането. Не третирам несъответствието като административна подробност само защото уебсайтът изглежда професионален.
Това ръководство е нарочно тясно. То обхваща съгласуването на самоличността и дестинацията на плащането. По-широкият процес за проверка на доставчик проверява и правомощията на контакта, продуктовия капацитет, мострите, търговските условия и инспекцията.
1. Какво може да установи тази проверка
Проверката може да Ви помогне да установите:
- кое юридическо лице се появява в съответния регистър;
- дали заявеният ДДС номер на доставчика може да бъде валидиран за съответната проверка;
- дали офертата, фактурата, поръчката за покупка и искането за плащане назовават един и същ продавач;
- дали е обяснено търговско наименование, групова компания или платежен агент; и
- дали променена банкова инструкция е потвърдена извън оригиналната кореспонденция.
Тя не може да установи, че доставчикът е платежоспособен, притежава стока, произвежда продукта, е упълномощен от марка, ще достави навреме или спазва всяко продуктово правило на Вашия пазар на дестинацията.
Това разграничение е същината. Вие съгласувате самоличност и платежни инструкции, не купувате гаранция.
2. Създайте един запис, преди да търсите
Започнете, като запазите документите, които вече имате. Използвайте оригиналните файлове, където е възможно, не само екранни снимки, копирани в чат.
| Изходен документ или запис | Полета за запис |
|---|---|
| Уебсайт и подпис на имейл | Търговско наименование, домейн, телефон, адрес и посочен контакт |
| Оферта или проформа фактура | Юридическо име, адрес, регистрационен номер, ДДС номер, продукт, валута, дата и платежни инструкции |
| Поръчка за покупка или договор | Договарящо лице, версия на продукта, количество, цена, условия за доставка и етапи на плащане |
| Банкова инструкция | Име на бенефициента, държава на банката, идентификатор на сметка, валута и дата на получаване |
| Резултат от официален регистър | Регистрирано име, номер, адрес, статус и дата на проверката |
| Резултат от валидиране на ДДС | ДДС номер, държава членка, резултат и дата на проверката |
| Бележка от обратно обаждане | Номер, намерен независимо, лице, до което е стигнато, какво е потвърдено и кога |
Дайте на всеки запис версия или дата. Ако доставчик изпрати преработена фактура, запазете старата и отбележете точно какво се е променило.
Записът трябва да прави несъответствията видими. Дълга имейл верига може да скрие променен бенефициент. Една таблица го прави очевидно.
3. Проверете юридическото лице в правилния регистър
Използвайте официалния търговски или бизнес регистър за държавата, в която доставчикът твърди, че е установен. Не използвайте платена страница с данни като единствено доказателство, когато официалният регистър е наличен.
За фирма от UK услугата за търсене Companies House предоставя публична фирмена информация. Свързаните указания на GOV.UK обясняват, че услугата може да показва данни като регистрирано име, фирмен номер, регистриран офис, статус, история на подаванията и информация за длъжностни лица. Те също предупреждават, че публичната информация не е изчерпателна и не трябва да се третира като пълен източник на търговско право или информация.
Аз записвам:
- точното регистрирано име и номер;
- адреса на регистрирания офис;
- вида и статуса на юридическото лице;
- скорошни промени в името или адреса;
- информация за подавания или несъстоятелност, която може да засегне решението; и
- датата и връзката към резултата.
Други държави използват различни регистри и разкриват различни полета. Намерете съответния национален източник. Ако не можете да идентифицирате регистъра, запишете това като открит въпрос, вместо да замествате с профил от търговски справочник.
Резултатът подкрепя тясно заключение: лице с тези публични данни се появява в регистъра към момента на проверката. Той не доказва, че лицето, което се свързва с Вас, работи за това юридическо лице или че то контролира сметката в искането за плащане.
4. Валидирайте ДДС номера, след което разберете ограниченията му
За доставчик от ЕС, който Ви дава ДДС номер от ЕС, използвайте услугата на Европейската комисия за валидиране VIES, където е относима за сделката. Запазете проверения номер, избраната държава членка, резултата и датата.
Резултатът е полезен за проверка за съгласуваност. Сравнете държавата и юридическото име с офертата и резултата от регистъра. Ако името не се връща, услугата е недостъпна или номерът принадлежи на друго юридическо лице, помолете доставчика да обясни, преди да продължите.
VIES не е доклад за надлежна проверка. Валидиране на ДДС не доказва:
- че бизнесът е надежден или финансово стабилен;
- че лицето, което Ви пише, е упълномощено;
- че доставчикът притежава стоката;
- че продуктите са автентични или съответстващи; или
- че банковият бенефициент се контролира от регистрираното за ДДС юридическо лице.
Не използвайте резултат от ДДС като отговор на въпрос за банкови данни. Той е едно поле в записа за съгласуване.
5. Съгласувайте имената и адресите
Сега поставете заявените стойности до независимо проверените стойности.
| Поле | Заявена от доставчика стойност | Независимо проверена стойност | Какво да направите, ако се различават |
|---|---|---|---|
| Юридическо име | Оферта, фактура и договор | Търговски или национален регистър | Попитайте кое юридическо лице договаря и поискайте коригиран документ |
| Търговско наименование | Уебсайт и подпис на имейл | Писмена връзка към юридическото лице | Поискайте връзката в писмен вид |
| Регистрационен номер | Фактура или имейл от доставчика | Официален регистър | Спрете, ако номерът принадлежи на друго юридическо лице |
| ДДС номер | Фактура и оферта | VIES или съответния национален данъчен орган | Проверете държавата, името и относимостта към сделката |
| Регистриран адрес | Фактура и договор | Официален регистър | Попитайте дали складът или фабриката са отделни |
| Банков бенефициент | Искане за плащане | Договарящо лице и независимо обратно обаждане | Не плащайте, докато разликата не бъде обяснена и проверена |
| Контакт | Подател на имейл | Публичен фирмен маршрут или централа | Потвърдете, че лицето е упълномощено да оферира и променя платежни данни |
Не всяка разлика е доказателство за измама. Търговско наименование може да стои над юридическо лице. Групова компания може да фактурира за стока, произведена от друга компания. Платежна услуга или финансова компания може да получава средства по договорена уговорка.
Задачата не е да отхвърляте всяка сложна структура. Тя е да направите структурата изрична, да документирате кой договаря с Вас и да проверите, че маршрутът на плащането съответства на обяснението.
6. Съгласувайте банковия бенефициент отделно
Банковият бенефициент е полето, което третирам с най-голямо внимание, защото превод може да бъде труден за отмяна, след като е освободен.
Помолете доставчика да посочи:
- пълното име на бенефициента;
- връзката на бенефициента с договарящото лице;
- държавата на банката и валутата;
- идентификатора на сметката или последните четири знака, където е уместно; и
- референцията на фактурата или поръчката, която плащането трябва да уреди.
Ако бенефициентът е различен от юридическия продавач, поискайте търговската причина и подкрепящи документи. Не приемайте „нашият финансов отдел“ като цялото обяснение.
За първо плащане или всяка промяна в съществуваща инструкция се обадете на номер, получен независимо. Използвайте уебсайта на компанията, официален регистър, предишен потвърден контакт или друг маршрут, който не е предоставен в съобщението за промяна. Потвърдете бенефициента и референцията на фактурата с лице, което може да провери инструкцията.
Запишете:
| Поле от обратното обаждане | Запис |
|---|---|
| Използван номер | Откъде сте го намерили |
| Лице, до което е стигнато | Име и роля |
| Какво е потвърдило | Бенефициент, крайни цифри на сметката, фактура и сума |
| Дата и час | Кога се е случило потвърждението |
| Решение | Одобрено, отворено, задържано или спряно |
Не се обаждайте на номера в подозрителния имейл, ако проверявате точно този имейл. Той може да доведе до същото лице, изпратило искането.
7. Разработен пример: реална компания с грешен бенефициент
Представете си, че доставчик се представя като Northstar Homeware. Намирате Northstar Homeware Ltd в регистъра на UK. Компанията е активна и регистрираният офис е в Манчестър.
Проформа фактурата обаче е издадена от Northstar Trading. ДДС номерът се отнася за друго юридическо лице, а банковият бенефициент е име на физическо лице в друга държава.
Не бих заключил „измама“ само от първото несъответствие. Бих задържал плащането и бих поискал:
- коригирана фактура, назоваваща договарящото юридическо лице;
- писмено обяснение на връзката между Northstar Homeware Ltd, Northstar Trading и физическото лице бенефициент;
- подкрепящи доказателства за всяка групова, платежно-агентска или финансово-компанийна уговорка; и
- независимо потвърждение от публичен фирмен контакт, не само оригиналната кореспонденция за продажба.
Ако отговорът е съгласуван и независимо потвърден, въпросът се превръща в записан контрол. Ако отговорът се променя, доставчикът отказва обратно обаждане или бенефициентът не може да бъде обяснен, спирам плащането.
Примерът е нарочно обикновен. Отклоняването на плащания често успява, защото всяко отделно несъответствие бива обяснено, докато никой не сравнява целия набор от полета.
8. Стоп правила
Спирам или задържам плащането, когато:
- юридическото име на фактурата не съответства на лицето, с което възнамерявахте да договаряте;
- регистрационният или ДДС номерът принадлежи на друго юридическо лице без документирано обяснение;
- доставчикът отказва да посочи договарящото лице;
- нов бенефициент е въведен точно преди плащане;
- единственото потвърждение за банкова промяна е същата имейл кореспонденция, която я е обявила;
- бенефициентът е в друга държава и доставчикът не може да обясни защо;
- контактът не позволява независимо обратно обаждане; или
- доставчикът оказва натиск да платите, преди несъответствието да е разрешено.
Задържането не е присъда. То е контрол. Посочете доказателството, необходимо за освобождаване на плащането, и пазете предишните документи в записа.
9. Какво да направите след това
Щом самоличността и маршрутът на плащане съвпаднат, продължете с останалата част от проверката на доставчика. Потвърдете правомощията на контакта, продуктовия капацитет, мострата, условията и специфичните за пазара доказателства.
Използвайте контролния списък за проверка на доставчик, за да записвате всяка проверка. Ако искането за плащане се е променило късно в процеса, прочетете ръководството за измами при плащане към доставчик, преди да освободите средства. За по-широко решение се върнете към как да проверите доставчик на едро.
Това е общо оперативно ръководство, не правен, данъчен, банков или финансов съвет. Регистрационните и ДДС услугите имат собствен обхват и ограничения. Проверете съответния орган и потърсете квалифициран съвет за съществена или сложна сделка.
10. Често задавани въпроси
Доказва ли фирмена регистрация, че доставчик е легитимен?
Не. Тя подкрепя заключението, че юридическо лице се появява в съответния регистър. Тя не доказва, че контактът е упълномощен, че лицето контролира банковата сметка или че доставчикът може да достави продукта, както е обещано.
Доказва ли VIES, че доставчик е безопасен?
Не. VIES може да бъде полезно валидиране на ДДС номер за относима трансгранична проверка в ЕС. Тя не предоставя одит на доставчик, кредитно мнение, проверка за оторизация от марка или потвърждение на банкова сметка.
Може ли доставчик да използва различен банков бенефициент?
Понякога има легитимна групова компания, платежен агент или финансова уговорка. Поискайте връзката в писмен вид и я потвърдете чрез независим път за контакт, преди да платите. Ако не може да бъде обяснена, спрете.
Какво трябва да направя, когато доставчик променя банковите данни?
Третирайте го като ново събитие за проверка. Запазете старата инструкция, свържете се с доставчика чрез установен маршрут и потвърдете новите данни с лице, упълномощено да го направи. Не разчитайте само на имейла за промяната.
Колко често трябва да повтарям проверката?
Повтаряйте я, когато рискът се променя: ново юридическо лице, продукт, пазар, банкова сметка, контакт на доставчика, производствен обект или съществено по-голяма поръчка. Пазете датата и доказателствата за всеки преглед.