Cómo comparar presupuestos de transitarios

1. La lista breve que pedir antes de aceptar un precio

Pida a cada transitario que confirme:

• la dirección de origen y el punto de recogida;
• la dirección, terminal o almacén de destino;
• el modo de transporte y el tipo de servicio;
• las dimensiones, el peso, el número de cartones y el plan de paletización;
• la descripción de la mercancía y el código de trabajo;
• el valor de la carga y el requisito de seguro;
• la fecha de disponibilidad, la ventana de recogida y el plazo de entrega;
• el Incoterm, su versión y el lugar exacto designado;
• todos los gastos incluidos y excluidos;
• la representación aduanera y los datos del importador;
• la divisa del presupuesto, la fecha de validez y los supuestos de recargo;
• la estimación de tránsito, las entregas y los cortes; y
• el proceso de documentos, seguimiento y gestión de incidencias.

Si dos transitarios reciben datos de envío distintos, sus totales no son una comparación justa. Envíe un briefing de envío controlado y actualícelo con versión cuando algo cambie.

2. 1. Defina el perfil del envío

Cree el perfil antes de solicitar un presupuesto revisado.

Las cifras anteriores son ilustrativas. El objetivo es mostrar el nivel de detalle que un transitario necesita para presupuestar el mismo trabajo.

Incluya la información que cambia la manipulación

Diga al transitario si la carga es:

• peligrosa o con baterías;
• frágil, sobredimensionada o de alto valor;
• sensible a la temperatura;
• un set, kit o envío de SKU mixtos;
• objeto de inspección, licencia o documentos especiales;
• sensible al tiempo por un lanzamiento o promoción; o
• probable que requiera almacenaje, reserva de cita o entrega dividida.

No describa un producto regulado o controlado como «carga general» para conseguir una estimación rápida. Si la clasificación o el estado de manipulación son inciertos, haga visible la incertidumbre.

3. 2. Concilie el Incoterm y el lugar designado

El alcance de recogida y entrega del transitario debe coincidir con el presupuesto del proveedor. Empiece escribiendo la condición completa, así:

FCA, terminal de origen designada del proveedor, Incoterms 2020

Después pregunte al transitario:

• ¿Dónde empieza a contar el precio de recogida?
• ¿Quién carga el vehículo de recogida?
• ¿Incluye el presupuesto la manipulación de exportación y la documentación?
• ¿Dónde está la entrega del transporte principal?
• ¿El precio de destino termina en una terminal, en la puerta de la instalación o en el muelle del almacén?
• ¿Quién descarga y quién paga el tiempo de espera o una entrega fallida?

La guía de Incoterms para compradores explica por qué importa el lugar designado. La norma no sustituye a un presupuesto de ruta. Le da al presupuesto una entrega que conciliar. Mantenga el precio, el embalaje y los supuestos de entrega del proveedor alineados con la hoja de comparación de presupuestos de proveedores antes de pedir a un transitario que presupueste la ruta.

Un precio de proveedor EXW puede requerir recogida en origen y trabajo de exportación. Un presupuesto DAP o DDP puede incluir más movimiento, pero seguir dejando abiertas cuestiones de aduana, impuestos o evidencia. No añada ni quite una línea hasta saber en el alcance de qué parte está incluida.

4. 3. Normalice el flete base y los gastos accesorios

Pida a cada transitario que separe el presupuesto en líneas comparables.

Las etiquetas del presupuesto de un transitario pueden diferir. Asígnelas a estas familias en lugar de comparar los nombres de línea de forma mecánica.

Use cuatro etiquetas de estado

Para cada línea, marque como:

• Incluido: el presupuesto escrito dice que está en el total.
• Excluido: el presupuesto dice que lo paga el comprador u otra parte.
• Condicional: solo se aplica si ocurre un evento indicado.
• Desconocido: el presupuesto no lo indica.

Desconocido no es lo mismo que incluido. Mantenga el presupuesto como provisional hasta que el responsable y el importe estén claros.

5. 4. Compruebe la representación aduanera y los datos del importador

La aduana es un servicio y una responsabilidad, no solo una línea llamada «despacho».

Para una ruta al Reino Unido, HMRC indica que puede nombrar a un transitario o agente de aduanas, pero lo que hacen y quién puede ser responsable depende del servicio, las instrucciones y el acuerdo comercial. HMRC también indica que las condiciones de representación deben confirmarse por escrito, incluyendo si el agente actúa de forma directa o indirecta. Consulte la guía de HMRC sobre nombrar a alguien para tratar con aduanas.

Pregunte al transitario:

• ¿Quién figura como importador o declarante?
• ¿Qué información y autorización necesita del comprador?
• ¿Actúa de forma directa o indirecta en esta ruta?
• ¿Qué parte sigue siendo responsable de la exactitud de la declaración?
• ¿Se adelantan, facturan o contabilizan de otra forma los derechos y el IVA de importación?
• ¿Cuántas declaraciones, líneas arancelarias y destinos están incluidos?
• ¿Qué ocurre si aduanas cuestiona el valor, el código, el origen o los documentos?
• ¿Qué costes siguen a un examen, una inspección o un retraso?

No traslade «aduana incluida» a la hoja de cálculo de coste en destino sin registrar el modelo de representación, la función del importador, los impuestos y las exclusiones. La guía de valor en aduana e IVA de importación explica los datos que aún pueden pertenecer al modelo del comprador.

6. 5. Compare el tiempo de tránsito y las entregas

El tiempo de tránsito no es lo mismo que el tiempo total transcurrido.

Separe:

1. la disponibilidad del proveedor;
2. la recogida y recepción en origen;
3. la consolidación o espera de una salida;
4. el transporte principal;
5. la llegada y liberación en terminal;
6. el procesamiento aduanero;
7. la reserva en destino; y
8. la entrega final y descarga.

Pida el corte y el evento que da inicio a la estimación de tránsito. «Siete a diez días» no es comparable si un presupuesto empieza cuando la mercancía llega al puerto y otro empieza en la recogida en fábrica.

Registre:

• la frecuencia de salida, vuelo o transporte terrestre;
• el corte de reserva;
• la salida y llegada estimadas;
• el periodo de almacenaje libre o demora;
• el plazo del documento aduanero;
• las normas de cita de entrega; y
• el contacto de escalado si se pierde una entrega.

Si el stock es para un lanzamiento, modele por separado el coste de una llegada tardía. Un presupuesto ligeramente más alto con una entrega más clara puede ser comercialmente mejor que un presupuesto bajo con una vía de excepción sin definir.

7. 6. Compruebe por separado el seguro de carga y la responsabilidad

Pregunte qué protección está incluida, qué evidencia demuestra la cobertura y qué exclusiones se aplican. No trate la responsabilidad estándar de un transportista o una línea que diga «seguro disponible» como una decisión de seguro completada.

Registre:

• el valor asegurado y la divisa;
• la referencia de póliza o certificado;
• los límites por reclamación y por envío;
• la franquicia o excedente;
• las exclusiones por embalaje, retraso, vicio inherente, robo o mercancías específicas;
• el plazo de notificación de reclamación; y
• quién presenta la reclamación y recibe el pago.

Si rechaza una cobertura de carga separada, regístrelo como decisión del comprador. Un transitario puede presupuestar el movimiento sin aceptar el riesgo de cada escenario de pérdida.

8. 7. Lea las fechas de validez y los supuestos variables

Los precios de flete suelen tener un plazo. Capture:

• la fecha de emisión y de caducidad del presupuesto;
• la divisa de la tarifa y la base de conversión;
• el recargo de combustible, seguridad, temporada alta o congestión;
• el supuesto de transportista, salida o servicio;
• la regla de peso o volumen tasable;
• la regla de cargo mínimo o redondeo;
• el supuesto de tiempo libre;
• la ventana de entrega en destino; y
• los eventos que activan un nuevo presupuesto.

Si el presupuesto caduca antes de que el proveedor pueda tener lista la mercancía, pida una fecha de actualización y un escenario en lugar de asumir que el primer precio es fijo.

9. 8. Construya la matriz de comparación

Use una fila por gasto y una columna por transitario.

La tabla es ilustrativa. El subtotal más bajo no es automáticamente el coste de envío más bajo. Añada las líneas que falten o marque el presupuesto como incompleto.

Normalización ilustrativa

Suponga que el Transitario C tiene el subtotal más bajo pero excluye £320 de manipulación en destino y representación aduanera, y el comprador añade £280 de entrega final más £60 de seguro. La comparación queda así:

El ejemplo no afirma que las exclusiones de C sean habituales ni que A sea la opción correcta. Demuestra el trabajo del comprador: comparar el mismo alcance y después investigar las incógnitas restantes.

10. 9. Puntúe el presupuesto más allá del total

Use una puntuación de decisión sencilla una vez normalizado el alcance.

No convierta la puntuación en una clasificación universal. Es un registro de ajuste para este envío.

11. 10. Traslade el presupuesto elegido al coste en destino

Copie los datos elegidos en la hoja de cálculo de coste total en destino:

• el límite de precio del proveedor;
• la recogida en origen y los gastos de exportación;
• el flete principal y el seguro;
• la manipulación aduanera y de destino;
• la representación aduanera;
• los supuestos de derechos e IVA de importación;
• la entrega final y descarga;
• la reserva de almacenaje o retraso;
• la divisa y la fecha de validez; y
• la pérdida prevista o el coste de tiempo.

No copie un subtotal de flete cuando el presupuesto incluya un servicio DDP o DAP que cambie las cuestiones de aduana e impuestos. La guía de Incoterms y la guía de cálculo de aduanas deben coincidir con el registro de la ruta.

12. Preguntas que enviar antes de aprobar

1. Confirme, por favor, los puntos exactos de origen y destino presupuestados.
2. ¿Qué Incoterm, versión y lugar designado asume este presupuesto?
3. ¿Qué parte carga, recoge, exporta, reserva, despacha, descarga y entrega?
4. Enumere, por favor, todos los gastos incluidos, excluidos, condicionales y desconocidos.
5. ¿Qué peso tasable, volumen, cargo mínimo y regla de redondeo se aplican?
6. ¿Cuáles son la fecha de validez del presupuesto y los activadores de un nuevo presupuesto?
7. ¿Qué eventos y cortes de tránsito están incluidos en la estimación?
8. ¿Qué modelo de representación aduanera se propone y qué autorización necesita el comprador?
9. ¿Quién es el importador o declarante de la ruta?
10. ¿Qué derechos, IVA de importación y gastos de destino quedan fuera del total?
11. ¿Qué seguro está incluido o disponible y qué exclusiones se aplican?
12. ¿Qué documentos y actualizaciones de seguimiento recibirá el comprador?
13. ¿Qué ocurre si el envío es inspeccionado, se retrasa, se daña o se entrega en la cita equivocada?
14. ¿Quién gestiona la excepción y con qué rapidez se notificará al comprador?

13. Reglas de parada

No apruebe el presupuesto cuando:

• el origen o el destino sea una región en lugar de una dirección o terminal operativa;
• falte el peso o volumen tasable;
• una línea de «manipulación» elevada no tenga descripción;
• el despacho de aduana esté incluido sin datos del importador y la representación;
• se diga que los derechos o el IVA de importación están incluidos sin una explicación documental y fiscal;
• el seguro se asuma a partir de la responsabilidad del transportista;
• la fecha de validez haya caducado;
• la ruta no coincida con el Incoterm o el modo real del proveedor; o
• el precio más bajo del presupuesto dependa de gastos de destino desconocidos.

La respuesta correcta no siempre es rechazar al transitario. Pida una revisión por escrito que convierta lo desconocido en una línea incluida, excluida o condicional.

14. La conclusión práctica

Compare los presupuestos de flete como alcances de servicio, no como totales principales.

Defina un único briefing de envío. Concilie el Incoterm y el lugar designado. Separe el flete base de la manipulación, la aduana, el seguro, el destino y el riesgo de retraso. Marque cada línea como incluida, excluida, condicional o desconocida. Después lleve las cifras normalizadas al coste en destino.

Si dos presupuestos siguen sin poder compararse, la información que falta es en sí misma un riesgo de decisión. Resuélvala antes del pago, la liberación de producción o una promesa de entrega.