Incoterms 2020 para compradores: EXW, FCA, FOB, DAP y DDP comparados

1. La prueba del lugar designado va primero

Escriba el término completo:

FCA, Fábrica del Proveedor, 18 Example Road, Róterdam, Países Bajos, Incoterms 2020

O bien:

DAP, Almacén del Comprador, 10 Example Street, Manchester, Reino Unido, Incoterms 2020

El lugar no es decoración. Indica a los equipos dónde se produce un evento de entrega y ayuda a identificar qué cuestiones locales de movimiento, traspaso y riesgo hay que comprobar.

Evite estas líneas de cotización:

• EXW Europa
• FOB China
• DAP UK
• DDP almacén

Pueden servir como abreviatura en una conversación inicial, pero no bastan para liberar un pedido. Pida al proveedor que complete el lugar, puerto o terminal y el modo de transporte antes de normalizar la oferta.

Prueba de calidad del Incoterm

Marque la cotización como incompleta si falta alguna respuesta:

Las tres últimas preguntas no las responde por sí solo un Incoterm. Son las comprobaciones operativas que evitan que un término abreviado se convierta en un coste oculto.

2. Qué intenta asignar cada término

Los cinco términos siguientes son habituales en las cotizaciones de proveedores. No son una clasificación de peor a mejor. El término correcto depende del transporte, la capacidad, el control, el destino y la evidencia que pueda gestionar.

EXW: mercancía puesta a disposición en las instalaciones del vendedor

Bajo EXW, el vendedor pone la mercancía a disposición en un lugar designado, normalmente sus instalaciones. El comprador asume gran parte del movimiento desde ese punto, incluyendo organizar la recogida y gestionar los siguientes pasos de la cadena de transporte.

Las preguntas prácticas del comprador son:

• ¿Quién carga la mercancía en el vehículo de recogida?
• ¿Puede el comprador o su transportista completar las formalidades de exportación en el país de origen?
• ¿Está el proveedor dispuesto y en condiciones de aportar información de exportación o ayudar con la declaración?
• ¿Qué ocurre si la mercancía no está lista cuando llega el vehículo?
• ¿Qué costes están excluidos del precio del proveedor, incluyendo la manipulación local y los cargos de origen?

EXW puede parecer barato porque la cotización se detiene pronto. Eso no hace que el envío sea barato. Si el comprador no puede realizar en la práctica los pasos de exportación o controlar el traspaso local, pregunte al transitario y al proveedor si FCA es una estructura más viable para la ruta.

No asuma que «EXW» significa que el proveedor no tiene ninguna responsabilidad. El acuerdo real, las normas locales y el lugar designado siguen importando. Pregunte a un profesional de aduanas o logística cuando el papel de exportación no esté claro.

FCA: el vendedor entrega al transportista en un lugar designado

FCA suele ser un término útil de investigar cuando un comprador quiere un traspaso de exportación claro y control del transporte principal. El lugar designado debe ser específico porque la tarea de entrega del vendedor cambia según si el traspaso es en las instalaciones del vendedor u otro lugar acordado.

Preguntas para incluir en la cotización:

• ¿Es la entrega FCA en las instalaciones del proveedor o en una terminal designada?
• ¿Quién carga el vehículo de recogida en las instalaciones del vendedor?
• ¿Qué parte designa al transportista principal?
• ¿Qué declaración y evidencia de exportación va a aportar el vendedor?
• ¿Cuándo recibe el transportista la mercancía y el comprador toma la siguiente decisión de transporte?

FCA no hace que desaparezca el trabajo de importación del comprador. El comprador sigue necesitando cotizar el transporte principal, el seguro si lo desea, el despacho de importación, el arancel, los impuestos, los cargos de destino y la entrega después del lugar designado.

FOB: un término marítimo o de vía navegable interior con un puerto designado

FOB está pensado para transporte marítimo o por vía navegable interior. El puerto designado importa. «FOB Shanghai» no identifica la terminal, la responsabilidad de reserva ni los costes del lado de destino con suficiente precisión para una cotización controlada.

La tarea del vendedor incluye entregar la mercancía a bordo del buque en el puerto designado bajo la regla acordada. El comprador después necesita controlar o cotizar el trayecto principal, el proceso de importación y el movimiento en destino.

Antes de aceptar FOB, pregunte:

• ¿Se transporta realmente el envío por mar o vía navegable interior?
• ¿Es la carga adecuada para la forma en que se describe el traspaso en puerto?
• ¿Qué puerto y terminal están designados?
• ¿Quién reserva el buque y quién recibe el documento de transporte?
• ¿Están incluidos los cargos de terminal de origen, documentación, inspección y consolidación?
• ¿Empieza la cotización del transitario en el evento correcto, en lugar de duplicar en silencio un cargo local?

Para carga en contenedor, pregunte al transitario si una estructura FCA encaja mejor con el traspaso físico real. La pregunta no es hacer que FOB parezca incorrecto. Es hacer que el evento de entrega designado coincida con el movimiento real.

DAP: el vendedor entrega lista para descargar en el destino designado

DAP puede ser cómodo cuando el vendedor o su transitario pueden organizar el transporte hasta un destino designado por el comprador, mientras el comprador sigue siendo responsable del despacho de importación y de la exposición al arancel y al impuesto correspondiente bajo la regla.

La palabra «destino» necesita disciplina. ¿Es una dirección de almacén, una terminal, una puerta de instalación o un centro de distribución con reglas de cita? ¿Quién puede descargar? ¿Puede el transportista esperar? ¿Están incluidos la entrega local, el almacenamiento o los cargos por entrega fallida?

Pida al vendedor que indique:

• la dirección o terminal de entrega exacta;
• si la entrega es en la puerta de la instalación u otro punto;
• quién gestiona las declaraciones de importación y las instrucciones al agente;
• quién paga el arancel, el IVA de importación y otros cargos de importación;
• quién descarga el vehículo; y
• qué documentos llegan antes de que la mercancía alcance el destino.

DAP no significa «todo incluido». Un comprador puede recibir igualmente una factura de entrega en destino o una solicitud aduanera si la cotización no detalla las suposiciones.

DDP: el vendedor entrega con el despacho de importación organizado por el vendedor

DDP se presenta a menudo como el término más cómodo porque el vendedor asume un amplio conjunto de tareas de transporte e importación hasta el destino designado. Esa comodidad puede ser real, pero necesita una comprobación de capacidad.

Pregunte:

• ¿Puede el vendedor o su parte designada actuar legal y prácticamente en el papel de importador para este destino?
• ¿Quién figura en la declaración aduanera y quién aporta la evidencia de importación?
• ¿Qué aranceles, impuestos de importación, cargos de agente y servicios de destino están incluidos?
• ¿Puede el vendedor aportar los documentos que el comprador necesita para contabilidad, trazabilidad de producto y registros de marketplace?
• ¿Qué ocurre si el transportista solicita un poder notarial, un número de importador o información fiscal local?

DDP no debe tratarse como una promesa de que se han resuelto todos los impuestos, el producto o las obligaciones de marketplace. El precio de un vendedor puede incluir un servicio de entrega y aun así dejar al comprador con cuestiones de evidencia y cumplimiento normativo. Si el vendedor no puede explicar la ruta de importación, investigue DAP u otra estructura con un profesional de aduanas cualificado.

3. Mapa de responsabilidad desde la perspectiva del comprador

Esto es una comparación de trabajo, no un sustituto de la regla oficial. «Comprador» y «vendedor» describen la asignación habitual bajo el término designado. Un contrato puede añadir obligaciones, y los procedimientos locales pueden afectar a cómo las partes las cumplen.

Use el mapa para hacer mejores preguntas. No lo use para declarar que un término es siempre más seguro o más barato.

4. Elija el término mediante una secuencia de decisión del comprador

1. Empiece por la ruta física

Escriba la ruta desde el emplazamiento del proveedor hasta la ubicación del stock. Incluya la recogida en origen, la consolidación, el puerto o aeropuerto, el punto de importación, el despacho aduanero, la entrega final y la descarga.

Si la cotización dice FOB pero el envío se va a recoger de una fábrica, moverse en camión hasta un consolidador y después enviarse en un contenedor, pida al transitario que describa los traspasos reales. Si el término y la ruta no coinciden, corrija la información antes de comparar precios.

2. Decida dónde necesita control

Algunos compradores quieren designar al transitario, ver el documento de transporte y controlar al representante aduanero. Otros prefieren que el vendedor gestione una entrega a domicilio mientras el comprador conserva la responsabilidad de importación.

El control solo es útil cuando el comprador tiene las personas, los números, la relación con el agente y el tiempo para usarlo. La comodidad solo es útil cuando la ruta del vendedor es transparente y recuperable.

3. Separe el precio del coste total

Una cotización EXW o FOB más baja puede volverse más cara después de añadir la manipulación local, la documentación de origen, el flete, el seguro, las tasas portuarias, la representación aduanera, el arancel, los impuestos, el almacenamiento y la entrega.

Traslade cada término al modelo de coste en destino. Si cambia el lugar designado, cambie también los datos de coste.

4. Compruebe la capacidad de importación y la evidencia

Para DAP o DDP, pregunte quién hace la declaración, quién es responsable de la mercancía en la importación y qué documentos recibirá el comprador. La guía de importación del Reino Unido explica que las declaraciones de importación usan el valor de la mercancía y otros datos para calcular el arancel y el IVA. Los importadores de la UE pueden usar la guía aduanera de Your Europe y Access2Markets para investigación específica del destino.

Esas fuentes no convierten una cotización DDP en una decisión de cumplimiento normativo completa. Le ayudan a encontrar las preguntas que la cotización debe responder.

5. Ponga el resultado en la OC

La orden de compra debe indicar la regla exacta, la versión, el lugar designado, la suposición de transporte y los cargos incluidos o excluidos. Debe conectarse con el plan de envío, la liberación de inspección y la lista de documentos.

5. Preguntas para incluir en cada cotización

Envíe estas preguntas antes de comparar el precio principal del proveedor:

• ¿Qué regla Incoterms y qué versión está cotizando?
• ¿Cuál es el lugar, terminal o puerto designado exacto?
• ¿Qué evento marca la entrega bajo la cotización?
• ¿Quién carga, recoge, reserva y entrega la mercancía en cada etapa?
• ¿Quién aporta la información de exportación e importación?
• ¿Quién designa al transportista, al representante aduanero y al agente de entrega?
• ¿Están incluidos los cargos de origen, los cargos de destino, la manipulación, el almacenamiento, la demora y la descarga?
• ¿Está incluido el seguro? Si es así, ¿qué póliza, valor y exclusiones se aplican?
• ¿Qué aranceles, impuestos de importación y cargos de agente están incluidos o excluidos?
• ¿Qué documentos llegarán antes del pago o de la liberación del envío?
• ¿Encaja el término de entrega con el modo de transporte y la ruta reales?
• ¿Qué evidencia recibe el comprador para el registro de coste en destino y el expediente de producto?

Si el proveedor no puede responder a estas preguntas, la cotización aún no es comparable. Mantenga el precio en la hoja de trabajo, pero marque los datos que faltan en lugar de rellenarlos con suposiciones optimistas.

6. Un breve ejemplo: la cotización más barata que no era más barata

El Proveedor A cotiza EXW a £8,20 por unidad. El Proveedor B cotiza DAP hasta el almacén del comprador a £9,05 por unidad.

El primer instinto del comprador es elegir al Proveedor A. Después de pedir al transitario una comparación a nivel de ruta, el comprador añade los siguientes costes EXW ilustrativos:

La cotización DAP todavía requiere una comprobación separada de despacho de importación, arancel e impuestos. El punto no es que gane DAP. El punto es que el precio del proveedor no es lo mismo que el coste entregado o en destino.

7. Traslade la decisión a la hoja de cálculo de coste en destino

Registre un escenario por término. Como mínimo, incluya:

• precio del proveedor y divisa;
• cantidad de producto y unidad vendible;
• lugar designado y ruta;
• recogida en origen, consolidación y flete principal;
• suposición de seguro;
• valor en aduana y suposición de código de mercancía;
• tratamiento de arancel e impuesto de importación;
• cargos de agente, puerto, almacenamiento y destino;
• descarga y entrega de última milla;
• fecha de conversión de divisa y fuente del tipo de cambio; y
• costes excluidos y quién es responsable de la siguiente comprobación.

La guía de cotizaciones de transitarios puede ayudarle a comparar el detalle de la ruta. La guía de DDP frente a DAP profundiza en las cuestiones de control de importación cuando un vendedor ofrece un término entregado.

8. La conclusión práctica

Use los Incoterms para hacer precisa una conversación de entrega. No los use como atajo para toda la decisión de compra.

Antes de aceptar EXW, FCA, FOB, DAP o DDP, confirme:

• la regla y versión exactas;
• el lugar o puerto designado;
• el modo y la ruta reales;
• los traspasos de transporte y aduanas;
• las suposiciones de arancel, impuestos y coste de destino; y
• los documentos y controles que conserva.

Una vez que esa información esté escrita, el término puede cumplir su función. Se convierte en un dato para una comparación de cotizaciones, una solicitud de flete, una orden de compra y un cálculo de coste en destino, en lugar de una etiqueta de tres letras que oculta la próxima factura.